URGENSI MAINTAINABILITY SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN NAVER LINE

UJIAN AKHIR TRIWULAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


Oleh:

Bimahri Qaulan Tsaqiela

P056132161.51

R 51

Dosen:

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)

 

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014


I.                   PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Tingginya persaingan dan permintaan dalam dunia bisnis membuat pelaku bisnis harus cepat beradaptasi terhadap kondisi saat ini. Sistem informasi dipandang sebagai kebutuhan perusahaan pada semua bidang bisnis untuk menjawab tantangan tersebut. Kunci keunggulan kompetitif suatu perusahaaan adalah sistem informasi. Hal tersebut akan mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan secara keseluruhan.

Sistem informasi yang efektif dan efisien akan mempengaruhi kualitas pelayanan kepada pelanggan serta stakeholder lainnya. Pelanggan dapat menilai kualitas perusahaan dari sistem yang digunakan serta tingkat pelayanannya kepada pelanggan. Strategi yang dapat dilakukan perusahaan agar terus memiliki sistem informasi yang baik dan berkualitas adalah dengan melakukan pemeliharaan (maintenance) sistem informasi perusahaan secara berkala.

Naver merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi. Perusahaan tersebut meluncurkan produk yang dinamakan LINE yaitu merupakan aplikasi pesan instan gratis. Pada tahun 2013 pengguna LINE mencapai 230 juta orang di seluruh dunia. Tingginya pengguna aplikasi ini membuat perusahaan harus terus menigkatkan pelayanannya. Peningkatan pelayanan dilakukan dengan pemeliharaan sistem informasi. Naver terus memperbaharui dan melengkapi sistem informasi agar kualitas layanannya tetap terjaga. oleh karena itu, dalam makalah ini akan diuraikan mengenai urgensi maintainability sistem informasi yang dilakukan perusahaan Naver Line.

1.2  Tujuan

Berdasarkan uraian pada latar belakang, maka tujuan penulisan makalah ini adalah membahas mengenai urgensi maintainability sistem informasi pada perusahaan Naver Line.

 

II.                TINJAUAN PUSTAKA

2.1    Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan penggabungan dari kata sistem dan informasi. Menurut Kadir (2003:54) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Ackof dalam Effendy (1989:51) mengatakan bahwa sistem adalah setiap kesatuan, secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Secara fisik, sistem adalah sekumpulan dari unsur/elemen yang berinteraksi dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Secara fungsi, sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem terdiri atas elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk kesatuan yang utuh untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk informasi yang lebih berguna bagi si penerima dan nilai tersebut dapat digunakan untuk pengambilan keputusan (Mulyadi, 2001).

Definisi mengenai sistem informasi dikemukakan oleh Alter (1992), bahwa sistem informasi merupakam kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Kadir, 2003). Sedangkan menurut Oetomo (2006), sistem informasi merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi.

Komponen-komponen Sistem Informasi adalah :

  1. Hardware (perangkat keras).
  2. Software (perangkat lunak).
  3. Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data untuk menghasilkan output.
  4. Basis data : suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan proses pencarian informasi.
  5. Jaringan komputer dan komunikasi data.
  6. Brainware.

Dari beberapa defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

adalah kumpulan dari prosedur kegiatan yang memproses data sedemikian rupa

sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat agar dapat digunakan oleh setiap orang dalam mengambil suatu keputusan yang tepat.

2.2    Definisi Urgensi Maintainability Sistem Informasi

Urgensi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia memiliki definis keharusan yg mendesak atau hal sangat penting. Menurut Ebeling (1997), perawatan (maintenance) didefinisikan sebagai aktivitas agar komponen/sistem yang rusak akan dikembalikan/diperbaiki dalam suatu kondisi tertentu pada periode tertentu. Maintainability didefinisikan oleh Martin dan McClure (1983 dalam  Schneidewind 1987) sebagai suatu kemudahan dimana sebuah sistem software bisa diperbaiki ketika terjadi kesalahan atau kekurangan dan bisa dikembangkan atau disusutkan untuk memenuhi kebutuhan yang baru. Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa urgensi maintainability sistem informasi adalah pentingnya perawatan/pemeliharaan dalam kondisi tertentu serta pengembangan suatu sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan baru.

2.2.1.      Jenis Pemeliharaan Sistem Informasi

Dalam pemeliharaan sistem informasi terdapat beberapa jenis pemeliharaan yang dilakukan sesuai kebutuhan dalam perusahaan. Jenis Pemeliharaan sistem dapat digolongkan menjadi empat jenis (Anonymous dalam Rini, 2012):

  1. Pemeliharaan Korektif

Pemeliharaan korektif adalah bagian pemeliharaan sistem yang tidak begitu tinggi nilainya dan lebih membebani, karena pemeliharaan ini mengkoreksi kesalahan-kesahan yang ditemukan pada saat sistem berjalan.

  1. Pemeliharaan Adaptif

Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan perubahan dalam lingkungan data atau pemrosesan dan memenuhi persyaratan pemakai baru.

  1. Pemeliharaan Penyempurnaan

Pemeliharaan penyempurnaan mempertinggi cara kerja atau maintainabilitas (kemampuan untuk dipelihara). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi persyaratan pemakai yang sebelumnya tidak dikenal. Ketika membuat perubahan substansial modul apapun, petugas pemeliharaan juga menggunakan kesempatan untuk meng-upgrade kode, mengganti cabang-cabang yang kadaluwarsa, memperbaiki kecerobohan, dan mengembangkan dokumentasi.

  1. Pemeliharaan Preventif

Pemeliharaan Preventif terdiri atas inspeksi periodik dan pemeriksaan sistem untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan.

2.2.2.      Prosedur Pemeliharaan Sistem Informasi

Maintainabilitas (maintainability) sistem bertambah jika sistemnya dirancang agar mudah diubah. Aspek ini meliputi prosedur-prosedur berikut (Anonymous dalam Rini, 2012):

  1. SDLC (System Development Life Cycle) dan SWDLC (Software Development Life Cycle)

Aplikasi yang profesional dalam SDLC dan SWDLC dan teknik maupun perangkat modeling yang mendukungnya adalah hal-hal keseluruhan yang terbaik yang dapat seseorang lakukan untuk meningkatkan maintainabilitas sistem.

  1. Definisi Data Standar

Trend ke arah sistem manajemen database relasional mendasari dorongan ke normalisasi data dan definisi data standar.

  1. Bahasa Pemrograman Standar

Penggunaan bahasa pemrograman standar, misalnya C atau COBOL, akan mempermudah pekerjaan pemeliharaan. Jika perangkat lunak C atau COBOL berisi dokumentasi internal yang jelas dan lengkap, seorang programmer pemeliharaan pemula atau pemakai dapat memahami apa yang sedang dikerjakannya. Lagipula C dan COBOL adalah bahasa Universal yang umumnya diketahui oleh sebagian besar orang. Dengan demikian penggantian programmer pemeliharaan tidak begitu berdampak negatif pada kemampuan perusahaan untuk memelihara program C atau COBOL lama.

  1. Rancangan Moduler

Programmer pemeliharaan dapat mengganti modul program jauh lebih mudah daripada jika berurusan dengan keseluruhan program.

  1. Modul yang Dapat Digunakan Kembali

Modul biasa dari kode yang dapat digunakan kembali, dapat diakses oleh semua aplikasi yang memerlukannya.

  1. Dokumentasi Standar

Diperlukan sistem, pemakai, perangkat lunak dan dokumentasi operasi yang standar sehingga semua informasi yang diperlukan untuk beroperasi dan pemeliharaan aplikasi khusus akan tersedia.

  1. Kontrol Sentral

Semua program, dokumentasi, dan data tes seharusnya diinstal dalam penyimpanan pusat dari sistem CASE (Computer-Aided Software Engineering atau Computer-Assisted Software Engineering).

III.             PEMBAHASAN

 3.1  Profil Perusahaan Naver Line

LINE adalah sebuah aplikasi pengirim pesan instan gratis yang dapat digunakan pada berbagai platform seperti smartphonetablet dan komputer. LINE difungsikan dengan menggunakan jaringan internet sehingga pengguna LINE dapat melakukan aktivitas seperti mengirim pesan teks, mengirim gambar, video, pesan suara, dan lain lain. Koneksi LINE dilakukan dengan menggunakan jaringan internet apapun yang digunakan perangkat host.

LINE dikembangkan oleh perusahaan Jepang bernama NHN Corporation. LINE pertama kali dirilis pada Juni 2011 dan mulanya hanya dapat digunakan pada sistem iOS dan Android. Setelah sukses pada kedua sistem tersebut LINE masuk dalam sistem operasi besutan BlackBerry. Lalu pada tahun 2012, LINE resmi meluncurkan aplikasi yang dapat digunakan pada perangkat Mac dan Windows.

Kesuksesan LINE sebagai aplikasi pengirim pesan instan terlihat dari pengguna yang mencapai 101 juta di 230 negara di dunia. LINE menduduki posisi 1 dalam kategori aplikasi gratis di 42 negara, diantaranya Jepang, Indonesia, Taiwan, Spanyol, Rusia, Hongkong, Thailand, Singapura, Malaysia, Macau, Swiss, Arab Saudi, dan lain-lain.

3.2  Urgensi Maintainability Sistem Informasi pada Perusahaan Naver Line

Sampai saat ini, Line menggunakan HTTP untuk mengirimkan pesan. HTTP terkenal karena penggunaannya dalam web browser, memiliki kekuatan dan dipahami dengan baik. Namun HTTP  memiliki kelemahan, sederhananya, HTTP tidak dirancang untuk jenis aplikasi real-time. HTTP didasarkan pada model pesan/balasan sederhana: mengirim pesan melalui koneksi TCP dan menunggu balasannya. HTTP tidak cocok dengan layanan pesan untuk alasan berikut:

  1. Tidak memungkinkan untuk mengirimkan beberapa permintaan secara paralel melalui koneksi tunggal dan menerima tanggapan dari urutan (dalam urutan yang berbeda dari urutan permintaan dikirim).
  2. Dalam rangka untuk memeriksa pesan baru klien harus mengirim pesan kepada server. Semakin sering pesan dikirim, semakin menguras baterai perangkat. Line telah menggunakan teknik yang disebut “Long polling” di HTTP sebagai solusi untuk masalah ini. Hal ini membutuhkan koneksi TCP tersendiri, bagaimanapun karena tidak ada yang dapat dikirim saat menunggu respon.

Ketika sering mengirimkan pesan sederhana, permintaan HTTP & respon header dapat dengan mudah mengisi total ukuran data relatif terhadap pembayaran beban. Mengirim beberapa pesan pada koneksi yang sama hasilnya akan berlebihan atau menjadi tidak efektif. Karena masalah tersebut, Line kemudian merancang dan menerapkan protokol baru yang lebih efisien untuk mengatasi masalah. Line memutuskan untuk menerapkan protokol SPDY (speedy). SPDY merupakan protokol generasi berikutnya untuk web browser yang dikembangkan oleh Google dan diadopsi sebagai HTTP 2.0.

Keuntungan dari sitem SPDY adalah: (1) Beberapa pesan dapat dikirim secara paralel (multiplexing) dan balasan dapat diterima tidak pada tempat yang sama, (2) Header dapat ditekan, dioptimalkan dengan ramalan dari jenis data yang sering dikirim dalam header HTTP, (3) Menggunakan fitur ping dari SPDY, sehingga Line dapat memeriksa kesehatan koneksi.

Line menyediakan koneksi non-encrypted. SPDY biasanya digunakan dengan TLS, tapi hal tersebut memperlambat waktu koneksi dan transfer terutama melalui koneksi mobile. Jadi kami memutuskan untuk memungkinkan koneksi non-encrypted melalui jaringan mobile. Ketika menggunakan TLS, Line memutuskan untuk tidak menggunakan NPN. NPN adalah metode untuk menemukan dan menegosiasikan protokol tingkat aplikasi seperti SPDY selama handshake TLS. NPN dapat mengurangi jumlah seluruh perjalanan yang harus dilakukan ketika memulai sambungan jika menambahkan protokol tingkat aplikasi handshake setelah TLS handshake normal. NPN bermanfaat bagi browser yang tidak diketahui apakah host yang diberikan mendukung SPDY. Namun, dalam kasus Line, Line mengetahui bahwa host mendukung SPDY, sehingga penemuan protokol bagian dari NPN tidak berguna bagi Line. Selain itu, dengan menggunakan NPN akan memerlukan bundling versi terbaru dari OpenSSL di app. Faktor-faktor ini membuat Line  memutuskan untuk tidak mengadopsi NPN.

Selain mengadopsi SPDY, Line juga menambahkan port scanning. Bahkan port yang umum digunakan dapat diblokir pada beberapa jaringan. Dalam rangka untuk memastikan bahwa semua pengguna dapat menggunakan Line, pihak Line melakukan survei pada operator seluler utama di seluruh dunia untuk menentukan port yang dapat diakses dan memilih untuk memindai beberapa port yang dapat diakses pada sebagian besar operator. Kami juga menyediakan kembali HTTP melalui port standar 80.

Line menambahkan dukungan untuk SPDY pada custom-built API gateway server mereka. Line menyebutnya “LEGY” yang merupakan kependekan dari “Line Event- delivery Gateway. Seiring waktu berlalu penggunaan memori pada LEGY akan mengembang. Hal ini disebabkan ukuran tak terduga SPDY dari header yang sudah dikompres sesuai dengan bahasa dan negaranya. Line mengurangi penggunaan memori dengan mengoptimalkan kode. Line berhasil mengadopsi SPDY, mengurangi jumlah koneksi dan meningkatkan kecepatan pengiriman pesan.

IV.             KESIMPULAN

 Berdasarkan pembahasan yang telah disampaikan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa perusahaan Naver Line melakukan pemeliharaan penyempurnaan. Naver Line melakukan perubahan sistem dari penggunaan HTTP menjadi SPDY yang membuat pengiriman pesan instan menjadi lebih cepat. Pemeliharaan tersebut dilakukan untuk meningkatkan pelayanan untuk pengguna aplikasi Line.


DAFTAR PUSTAKA

Alter, S. 1992. Information System: A Management Perspective. The Benjamin/Cumings Publishing Company, Inc.

Chen, Y. C. and Perry, J. 2003. IT Outsourcing: A Primer for Public Manager. http://www.businessofgoverment.org/. Diakses tanggal 15 Maret 2014.

Effendy, Onong Uchjana. 1989. Kamus Komunikasi. Bandung: PT. Mandar Maju.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Kotter, John P. (1996). Leading Change, Menjadi Pionir Perubahan, (Joseph Bambang MS, Penerjemah). Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.

O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.

Oetomo, Budi Sutedjo D. 2006.  Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. AndiPublisher: Yogyakarta.

Rini. 2012. Pengendalian dan Pemeliharaan Sistem Informasi. http://akongo.mhs.uksw.edu/2012/11/pengendalian-dan-pemeliharaan-sistem.html. Diakses tanggal 16 Maret 2014.

Rogers, Christopher. 2013. Adopting SPDY in Line – Part 1: An Overview 1. http://tech.naver.jp/blog/?p=2381#more-2381. Diakses tanggal 16 Maret 2014.

Schneidewind NF. 1987. The state of software maintenance. IEEE Transactions on Software Engineering. 13(3): 303-310.

 

 

PENERAPAN OUTSOURCING SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN BEST BUY

UJIAN AKHIR TRIWULAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Oleh:

Bimahri Qaulan Tsaqiela

P056132161.51

 R 51

Dosen:

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)

I.                   PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Globalisasi menuntut perubahan-perubahan yang begitu cepat dimana perusahaan harus mampu membuka diri dan beradaptasi agar dapat bertahan. Menurut pakar perubahan John P. Kotter (1996), globalisasi yang terjadi di pasar dan kompetisi telah menciptakan ancaman, berupa semakin banyaknya kompetisi dan meningkatnya kecepatan dalam bisnis. Perusahaan harus lebih fokus untuk mendesain bagaimana produk dapat diproduksi dengan efisien dan efektif hingga ke tangan konsumen.

Aktivitas operasional perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik jika komponen-komponen utama maupun pendukung pada perusahaan tidak bersinergi. Dalam melakukan aktivitas operasionalnya, komponen utama yang harus diperhatikan salah satunya adalah sistem informasi. Sistem informasi menjadi hal yang tidak terpisahkan dari suatu perusahaan dimana sistem ini akan mengaitkan perencanaan, pengerjaan, pengendalian dalam sistem, mengkoordinasikan serta mengintegrasikan subsistem-subsistem yang ada.

Sistem informasi merupakan kunci keberhasilan perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif. Namun pesatnya perkembangan dunia bisnis, perusahaan harus dapat mengimbangi fokus kegiatan inti atau operasional perusahaan serta pengembangan sistem informasi perusahaan. Keterbatasan sumber daya mendorong perusahaan untuk berpikir keras bagaimana mengalokasikan sumber daya untuk terus beroperasi secara efektif dan efisien. Outsourcing menjadi salah satu pilihan yang dilakukan perusahaan untuk memenuhi keterbatasan sumber daya.

Outsourcing dalam sistem informasi dilakukan perusahaan dengan pertimbangan dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat lebih fokus pada core bisnis perusahaan. Selain itu, outsourcing bagi perusahaan dapat menggantikan fungsi ketenagakerjaan yang mungkin terbatas, penghematan biaya (cost saving) serta akses kepada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan.

Best Buy merupakan salah satu perusahaan ritel multinasional Amerika yang melakukan outsourcing sistem informasi. Perusahaan tersebut memiliki memiliki lebih dari 1.150 toko di seluruh dunia dan online store. Besarnya jaringan perusahaan Best Buy serta tingginya tingkat persaingan di era globalisasi membuat perusahaan melakukan outsourcing sistem informasi untuk terus mengembangkan sistem informasinya dalam rangka memenuhi kebutuhan pelanggannya serta mencapai keunggulan kompetitif. Dalam makalah ini akan diuraikan mengenai penerapan outsourcing sistem informasi pada perusahaan Best Buy serta kelebihan dan kelemahan penerapan out sourcing sistem informasi pada perusahaan.

1.2  Tujuan

Berdasarkan uraian pada latar belakang, maka tujuan penulisan makalah ini adalah:

  1. Menganalisis penerapan outsourcing sistem informasi pada perusahaan Best Buy.
  2. Mengidentifikasi keuntungan dan kerugian penerapan outsourcing sistem informasi pada perusahaan Best Buy.

II.                TINJAUAN PUSTAKA

2.1    Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan penggabungan dari kata sistem dan informasi. Menurut Kadir (2003:54) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Ackof dalam Effendy (1989:51) mengatakan bahwa sistem adalah setiap kesatuan, secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Secara fisik, sistem adalah sekumpulan dari unsur/elemen yang berinteraksi dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Secara fungsi, sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem terdiri atas elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk kesatuan yang utuh untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk informasi yang lebih berguna bagi si penerima dan nilai tersebut dapat digunakan untuk pengambilan keputusan (Mulyadi, 2001).

Definisi mengenai sistem informasi dikemukakan oleh Alter (1992), bahwa sistem informasi merupakam kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Kadir, 2003). Sedangkan menurut Oetomo (2006), sistem informasi merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi.

Komponen-komponen Sistem Informasi adalah :

  1. Hardware (perangkat keras).
  2. Software (perangkat lunak).
  3. Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data untuk menghasilkan output.
  4. Basis data : suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan proses pencarian informasi.
  5. Jaringan komputer dan komunikasi data.
  6. Brainware.

Dari beberapa defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari prosedur kegiatan yang memproses data sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat agar dapat digunakan oleh setiap orang dalam mengambil suatu keputusan yang tepat.

2.2    Definisi Outsourcing 

Outsourcing berasal dari bahasa Inggris yang berarti “alih daya”. Outsourcing mempunyai nama lain yaitu “contracting out” merupakan sebuah pemindahan operasi dari satu perusahaan ke tempat lain. Hal ini biasanya dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain. Di negara-negara maju seperti Amerika & Eropa, pemanfaatan outsourcing sudah sedemikian mengglobal sehingga menjadi sarana perusahaan untuk lebih berkonsentrasi pada core business-nya sehingga lebih fokus pada keunggulan produk servisnya. Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga.

Menurut Indrajit  dan Djokopranoto (2003), beberapa alasan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai  alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:

  1. Meningkatkan fokus perusahaan
  2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia
  3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering
  4. Membagi resiko
  5. Sumberdaya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain
  6. Memungkinkan tersedianya dana kapital
  7. Menciptakan dana segar
  8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional
  9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri
  10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola

 

2.3    Outsourcing Sistem Informasi

Jika ditinjau dari aspek teknologi informasi, maka pengertian outsourcing tekologi informasi adalah pemberdayaan organisasi eksternal di dalam menyediakan pelayanan teknologi informasi bagi organisasi internal (Chen dan Perry, 2003). Outsourcing terjadi ketika kegiatan sistem informasi yang dilakukan oleh provider di luar organisasi .

Menurut Indrajit (2003), berdasarkan jenisnya, outsourcing teknologi informasi dapat dibedakan menjadi 4 jenis yaitu:

  1. Total outsourcing yaitu perusahaan cenderung menyerahkan hampir semua fungsi teknologi informasinya kepada pihak lain.
  2. Total insourcing yaitu penyewaan atau peminjaman sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain untuk dipekerjakan pada perusahaan terkait dalam jangka waktu tertentu.
  3. Selective sourcing yaitu perusahaan melakukan pemilahan terhadap fungsi-fungsi dan entitas bisnis yang terkait dengan teknologi informasi di perusahaannya dan memutuskan untuk menyerahkan sebagian saja kepada pihak lain sementara sisanya masih akan dikelola perusahaan.
  4. De facto insourcing yaitu penyerahan pengelolaan teknologi informasi kepada perusahaan lain lebih dikarenakan adanya latar belakang sejarah, dibandingkan dengan hasil evaluasi objektif.

 


  1. III.             PEMBAHASAN

 

3.1  Profil Perusahaan Best Buy

Best Buy Company, Inc adalah perusahaan multinasional retailer elektronik Amerika  yang berkantor pusat di Richfield, Minnesota. Perusahaan ini juga beroperasi di  Puerto Rico, Meksiko, Kanada dan China. Perusahaan ini didirikan oleh Richard M. Schulze dan Gary Smoliak pada tahun 1966 sebagai toko khusus audio kemudian pada tahun 1983, namanya diubah dan diganti untuk memberikan penekanan pada elektronik konsumen. Saat ini, BestBuy.com menjadi satu diantara sepuluh website ritel di Amerika. Ada lebih dari 1 miliar pengunjung ke situs ini dan 600 juta kunjungan ke tokonya di AS pada setiap tahun.

Perusahaan ini berusaha untuk melakukan misinya untuk memberikan perangkat dan layanan terbaru dan terbaik, memberikan saran yang tidak memihak, harga yang kompetitif kepada pelanggan dan memungkinkan transaksi kapan saja dan di mana saja untuk mendukung pelanggan mereka dan menghidupkan setiap produk mereka.

Pada tahun 2010, Best Buy mengikuti joint venture dengan perusahaan The Carphone Warehouse di mana ia akan membuka superstore bermerek di Inggris dan negara-negara Eropa lainnya. Dua lokasi dibuka di  taman ritel The Junction dekat Lakeside Shopping Centre di Thurrock, Essex, dan dekat Southampton, Hampshire, di Prupim ini Hedge End Retail Park.  Empat toko tambahan dibuka pada akhir tahun 2010. Sayangnya, perjuangan finansial dari perusahaan akhirnya tidak mencegah ditutupnya Best Buy Eropa pada akhir tahun 2011.

Pada tahun 2012, untuk merespon merosotnya keuntungan yang diperoleh perusahaan, Best Buy mencetuskan “strategi transformasi” yang akan diambilnya. Perusahaan ini mulai mendesain ulang format “toko yang terhubung”nya dengan menghadirkan Geek Squad yang mengimplementasikan kosep “toko di dalam toko” untuk Pasific Kitchen Bath dan Magnolia Design Center. Sebagai tambahan, perusahaan ini menutup 50 tokonya di Amerika, termasuk toko-toko bereputasi baik di Newbury Street, Boston, Massachusetts.

 

3.2  Penerapan Outsourcing Sistem Informasi pada Perusahaan Best Buy

Teknologi Informasi merupakan jantung dari strategi untuk merespon perluasan pasar e-commerce dimana hal tersebut juga menjadi poin utama perusahaan Best Buy untuk bersaing dalam pasar. Keterampilan internal TI Best Buy adalah apa yang disebut “puncak piramida,” atau orang-orang dengan kualitas kepemimpinan yang dapat menerjemahkan strategi bisnis untuk kebutuhan TI, memiliki keahlian teknis yang kuat, mengambil kepemilikan teknologi dan berinteraksi dengan para pemimpin bisnis strategis. Selain internal, perusahaan menggunakan agen outsourcing untuk menyediakan kebutuhan teknis langsung, seperti coding.

Pada tahun 2002, perusahaan Best Buy menggunakan CCP global untuk menerapkan sistem procurement Ariba. Penerapan ini dilakukan dalam rangka mengurangi 2 dari biaya overhead terbesarnya yaitu barang tidak langsung dan biaya perjalanannya. Pengurangan 2 biaya tersebut nantinya dapat menurunkan biaya operasional perusahaan.

CCP global membantu Best Buy untuk mengintegrasikan sistem back-end, termasuk platform keuangan Oracle, dan untuk menciptakan sebuah sistem tunggal, didukung oleh Ariba, untuk sistem pembelian yang menggantikan beberapa sistem yang lebih tua yang sedang digunakan.

Pada tahun 2004, Best Buy menyewa Robert Willett dari Accenture menjadi CIO (Chief Information Officer) perusahaan. Enam bulan kemudian, Willett melakukan outsourcing fungsi TI Best Buy menjadi perusahaan konsultan dimana  hanya terdapat 40 karyawan dari 820 karyawan departemen yang tersisa.

Terdapat dua kesepakatan yang keluar antara Best Buy dan Accenture. Pertama, Accenture sepakat bahwa akan memotong biaya dengan menyingkirkan sistem yang disesuaikan dan menggantinya dengan “packaged vanilla solutions”. Solusi tersebut dilakukan dengan melakukan perubahan pada keunggulan kompetitif  yang digantikan dengan alternatif umum. Dan kedua, Accenture mulai mengganti sistem pada tahun 2004. Pada tahun 2006, Best Buy mulai melakukan perubahannya. Namun ketika Best Buy membutuhkan keunggulan kompetitif terhadap Amazon, Best Buy tidak memiliki hal tersebut. Selain itu, rantai dari beberapa website pada Best Buy tidak terintegrasi. Hal tersebut yang akhirnya membuat sistem e-commerce pada Best Buy mengalami masalah besar.

 

3.3  Keuntungan dan Kekurangan Penerapan Outsourcing Sistem Informasi pada Perusahaan Best Buy

Penerapan outsourcing sistem informasi tidak dapat dihindarkan lagi. Perusahaan akan membutuhkan pihak ketiga atau outsourcer dalam pengembangan sistem informasinya. Banyak manfaat yang bisa dirasakan jika memanfaatkan sistem outsourcing. Meski demikian sistem outsourcing memiliki kekurangan. Beberapa keuntungan penerapan outsourcing sistem informasi adalah sebagai berikut (Verizon dalam Fajar, 2011):

  1. Pendayagunaan tim IT internal secara lebih baik

Biasanya, dukungan sumber daya IT dibagi antara dua tujuan, yaitu pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan pasar dan efiesnsi operasional. Dengan outsourcing, manajemen dapat berfokus pada pengembangan sistem yang sesuai pasar tanpa harus memikirkan pelaksanaan kegiatan operasional.

  1. Mengurangi overhead TI

Dengan outsourcing, perusahaan dapat mengurangi atau menghilangkan biaya administrasi sistem dan jaringan, serta tambahan sistemik dan proses dukungan sehingga perusahaan dapat melakukan investasi yang lebih besar dalam bisnis inti seperti akuisisi pelanggan, hubungan manajemen, manufaktur atau kegiatan distribusi.

  1. Mengurangi pengeluaran modal

Outsourcing operasi TI dapat membiayai atau tingkat investasi modal tradisional di infrastruktur dan migrasi teknologi selanjutnya dapat dibiayai untuk keperluan operasi. Sebagai manfaat tambahan, prusahaan dapat membayar biaya operasi ini pada transaksi per dasar. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur variasi pengeluaran sesuai dengan permintaan atau disesuaikan dengan kebutuhan pasar.

  1. Peningkatan kinerja dan kehandalan TI

Pengurangan bahkan eliminasi kesalahan operasional dan inefisiensi adalah salah satu keuntungan yang paling penting dari outsourcing. Penyedia Outsourcing mempekerjakan staf berpengalaman yang mematuhi persyaratan yang ketat dan terdokumentasi dengan baik dalam buku panduan.

  1. Keunggulan teknologi dari pesaing

Outsourcing menyediakan tidak hanya pada best practice , tetapi juga untuk best practice yang sedang berkembang secepat best practice tersebut dikembangkan. Pada era globalisasi strategi bisnis kerapkali dihubungkan dengan perkembangan teknologi sehingga akses awal untuk kemampuan TI baru dapat menjadi keuntungan yang berbeda dalam persaingan memperebutkan pasar.

  1. Kontingensi dan kontinuitas Bisnis

Permasalahan utama dalam pengelolan IT secara insource adalah penyedia beroperasi dalam fasilitas dengan pasokan listrik yang berlebihan, alternatif sambungan telekomunikasi, dan kelebihan kemampuan prosesing. Pada tahapan tertentu hal tersebut dapat menyebabkan pemborosan Dengan outsource masalah-masalah tersebut dapat teratasi.

Sedangkan kekurangan pada penerapan outsourcing sistem informasi adalah sebagai berikut (Anonymous dalam Siahaan, 2013):

  1. Umumnya membutuhkan biaya yang relatif mahal
  2. Keamanan sistem informasi karena ada peluang penyalahgunaan oleh vendor
  3. Kemungkinan pengembangan sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan karena kurangnya informasi yang diberikan atau pemahaman vendor dalam pengembangan sistem tersebut.
  4. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga.
  5. Keterbatasan dalam transfer pengetahuan dari vendor terkait sistem informasi yang dikembangkannya
  6. Menimbulkan kebergantungan yang penuh kepada vendor termasuk dalam penyelesaian hal-hal yang sederhana
  7. Resiko penanganan yang terlambat untuk situasi-situasi yang kritis dan membutuhkan penyelesaian segera: Vendor membutuhkan waktu yang lebih lama untuk merespon dibandingkan bila dilakukan oleh karyawan sendiri
  8. Perusahaan dapat berada pada posisi yang lemah bila terjadi konflik dengan vendor

Keuntungan dan kelebihan penerapan outsourcing yang telah disebutkan di atas juga dialami oleh perusahaan Best Buy. Pada perusahaan Best Buy, keuntungan yang didapatkan dari outsourcing sistem informasi adalah mengurangi biaya overhead terbesarnya yaitu barang tidak langsung dan biaya perjalanan yang nantinya mempengaruhi biaya operasionalnya. Selain itu, perusahaan Best Buy lebih fokus pada core bisnis perusahaan sehingga tim internal lebih baik. Pembaharuan sistem procurement pada perusahaan Best Buy lebih memudahkan pelanggannya dalam melakukan transaksi.

Manfaat outsourcing sistem informasi memang dirasakan oleh Best Buy, akan tetapi terdapat kekurangan dari penerapan outsourcing sistem informasi tersebut. Menurunnya keunggulan kompetitif Best Buy terhadap Amazon karena Accenture sebagai outsourcer tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Accenture juga kurang memahami apakah sistem yang mereka buat dapat diterapkan atau sesuai dengan harapan Best Buy atau tidak.

IV.             KESIMPULAN

 Berdasarkan pembahasan yang telah disampaikan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

  1. Perusahaan Best Buy menerapkan outsourcing sistem informasi pada perusahaan CCP global dan Accenture.
  2. Keunggulan penerapan outsourcing sistem informasi pada Best Buy adalah pengurangan biaya overhead, fokus pada core business, serta sistem informasi berkembang. Sedangkan kekurangannya adalah menurunya keunggulan kompetitif dan outsourcer tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.


DAFTAR PUSTAKA

 Alter, S. 1992. Information System: A Management Perspective. The Benjamin/Cumings Publishing Company, Inc.

Brian, Dave. 2002. Best Buy turns to CCP Global to implement Ariba Spend Management Solution. http://www.ccpglobal.com/news/best-buy-turns-to-ccp-global-to-implement-ariba-spend-management-solution/. Diakses tanggal 15 Maret 2014.

Chen, Y. C. and Perry, J. 2003. IT Outsourcing: A Primer for Public Manager. http://www.businessofgoverment.org/. Diakses tanggal 15 Maret 2014.

Effendy, Onong Uchjana. 1989. Kamus Komunikasi. Bandung : PT. Mandar Maju.

Fajar, Iqbal. 2011. Kelebihan dan Kelemahan Outsourcighttp://belajarnulisserius.blogspot.com/2011/07/outsourcing-kelebihan-dan-kelemahan.html. Diakses tanggal 14 Maret 2014.

Hayes, Frank. 2013. Best Buy’s 2-Year Site Rebuild: Will It Have A Target On Its Back?. http://www.fierceretail.com/retailit/story/best-buys-big-website-rebuild-will-it-have-a-target-on-its-back. Diakses tanggal 15 Maret 2014.

Indrajit, Richardus Eko dan Richardus Djokopranoto. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Kotter, John P. (1996). Leading Change, Menjadi Pionir Perubahan, (Joseph Bambang MS, Penerjemah). Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.

O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.

Oetomo, Budi Sutedjo D. 2006.  Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. AndiPublisher: Yogyakarta.

Siahaan, Berto F. 2013. Kajian kelebihan dan kekurangan sistem insourcing dan outsourcing dalam pengelolaan sistem informasi di perusahaan. http://berto50.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2013/10/03/kajian-kelebihan-dan-kekurangan-sistem-insourcing-dan-outsourcing-dalam-pengelolaan-sistem-informasi-di-perusahaan/. Diakses tanggal 15 Maret 2014.

Tugas Sistem Informasi pada Shuttle Express

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi pada Shuttle Express

 

Oleh:

Kelompok 1

Andhi Reza Atmadiputra       P056132111.51

Awisal Fasyni                         P056132141.51

Bima Wahyu Widodo             P056132151.51

Bimahri Qaulan Tsaqiela         P056132161.51

Cindy Puspita                         P056132171.51

Rizki Putri Nurdiati                P056132361.51

Vania Pramatatya                    P056132411.51

 

R 51

 

Dosen:

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)

 

 

 

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014


 

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1    Latar Belakang

Perkembangan teknologi mengantarkan perkembangan bisnis dan manajemen kedalam sebuah era baru yang dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi dan prosedur dari akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis, seperti biaya produk, layanan atau suatu strategi bisnis. Dengan adanya sistem informasi manajemen yang terus berkembang pesat membuat setiap kegiatan atau aktivitas dapat dilakukan dengan lebih akurat dan cepat, selain itu, dengan hadirnya sistem informasi manajemen maka pengambilan keputusan di tingkat manajerial pun akan mengalami perubahan, para manajer dituntut untuk menghasilkan keputusan yang lebih akurat dan terkini dalam pengambilan keputusan.

Salah satu perusahaan yang merasakan dampak dari perkembangan sistem informasi manajemen adalah Shuttle Express di Amerika Serikat. Shuttle Express merupakan perusahaan penyedia jasa transportasi yang cukup terkemuka di Amerika, perkembangan sistem informasi manajemen mendorong ShuttleExpress dalam kegiatan bisnisnya. Pada awalnya seluruh sistem yang digunakan Shuttle Express bersifat manual, namun kini untuk meningkatkan pelayanan, sistem yang digunakan Shuttle Express bersifat online.

 

1.2    Tujuan Penulisan

Berdasarkan uraian pada latar belakang, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

  1. Menganalisis komponen sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express.
  2. Membandingkan komponen sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express pada tahun berita dengan sistem informasi yang digunakan pada saat ini.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

 

2.1    Definisi Sistem Informasi

Sistem Informasi pada dasarnya terdiri dari kata sistem dan informasi yang digabungkan. Menurut ahli, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis (Davis dalam Anonim, 2013). Sedangkan data adalah kumpulan fakta yang tidak teroganisir. Pengolahan data akan mengubah data mentah menjadi informasi (Nurwono dalam Anonim, 2013).

Dari pengertian sistem dan informasi di atas, maka dapat digabungkan bahwa sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan (terintegrasi), yang mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi (Hernawan, 2012).

 

2.2     Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen­-komponen yang  disebut blok  bangunan (building block). Terdapat 4 komponen dari sistem informasi, yaitu (Putri, 2011):

  1. Komponen input

Input mewakili data  yang  masuk  kedalam sistem informasi. Input mencakup metode dan media  untuk  menangkap  data  yang  akan dimasukkan berupa  dokumen­ dokumen dasar.

  1. Komponen model

Komponen terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik  yang  akan memanipulasi data  input dan data  yang  tersimpan di basis data  dengan cara  yang  sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

  1. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

  1. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box”  dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima  input, menjalankan  model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

  1. Komponen hardware

     Hardware  berperan penting  sebagai suatu  media  penyimpanan vital bagi sistem informasi yang berfungsi sebagai tempat untuk  menampung  database atau  lebih  mudah dikatakan sebagai sumber  data  dan informasi untuk  memperlancar dan mempermudah kerja  dari sistem informasi.

  1. Komponen software

Software  berfungsi sebagai tempat untuk  mengolah,menghitung  dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

 

  1. Komponen basis data

Basis data  (database)  merupakan  kumpulan data  yang  saling  berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat untuk memanipulasinya. Data  perlu  disimpan dalam basis data  untuk  keperluan penyediaan informasi lebih  lanjut. Data di dalam basis data  perlu  diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak  paket yang  disebut DBMS (Database Management System).

  1. Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan­, kegagalan sistem itu sendiri, ketidak  efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan­kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

 

2.3    Aktivitas Sistem Informasi

Dalam sistem informasi terdapat beberapa aktivitas untuk menjalankan komponen-komponen dari sistem informasi. Menurut Agus (2013), terdapat 6 aktivitas dalam sistem informasi, yaitu:

  1. Orang (People)

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).

  1. Prosedur

Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut.

  1. Basis Data

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.

  1. Perangkat Keras (hardware)

Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, DLL.

  1. Perangkat Lunak (sotfware)

Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program.

  1. Jaringan (network)

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda

 

 

 

BAB III

PEMBAHASAN

 

3.1    Sistem Informasi Shuttle Express pada Tahun Berita

Shuttle Express adalah satu dari penyedia jasa transportasi di Amerika yang didirikan oleh San Juan Airlines pada tahun 1979. Pada saat itusan Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komputer tertua di Amerika Serikat. Maskapai ini terhubung dengan wisatawan dari seluruh Puget Sound, Vancouver, dan Victoria ke Seattle-Tacoma, bandara Portland dan ke dunia luar. Melalui konsep transportasi door to door Shuttle Express menyediakan pelayanan yang baik, didukung dengan peralatan yang bersih, supir berseragam, dan harga yang terjangkau. Nilai budaya menjadi sangat penting dalam operasional Shuttle express yaitu, mengemudi dengan aman, membuka pintu, membawa tas, dan melayani para tamu dengan sebaik-baiknya.

Setiap tahunnya, Shuttle Express menyediakan pengantaran bagi 70.000 lebih pelanggan yang telah tiba di bandara. Divisi sedan dan limo Shuttle Express juga menawarkan layanan mobil baik ke bandara maupun ke daerah-daerah tertentu. Divisi ini juga memiliki pembinaan yang disesuaikan dengan kelompok, acara perusahaan hingga kunjungan klien di suatu perusahaan.

Setelah 22 tahun berjalan, perusahaan juga telah menambahkan layanan baru. Awalnya, perusahaan hanya melayani layanan hotel bandara. Pada tahun 1994 perusahaan mulai memberikan layanan Executive Town Car, yang sekarang termasuk armada limosin. Pada tahun 1999, perusahaan mampu membeli bus pertama dan dengan konsisten perusahaan memberikan pelayanan pada konsumen dengan konsep aman, terjangkau, dan untuk memenuhi kebutuhan tamu dalam setiap perjalanan.

Sebelum menggunakan sistem informasi berbasis komputer, Shuttle Exspress menggunakan sistem informasi manual berbasis kertas (paper based system) dalam melayani konsumen. Rute perjalanan ditentukan dengan papan tulis dan magnet. Sistem tersebut memiliki banyak kelemahan dan sangat berpotensi menimbulkan permasalahan. Salah satunya, jika magnet yang digunakan bergeser atau berpindah tempat, hal tersebut mengakibatkan Shuttle Express gagal dalam melakukan penjemputan pelanggan dan harus mengganti layanan antaran dengan taksi untuk mengantar pelanggan ke tempat tujuan. Hal tersebut sangat merugikan karena selain mengeluarkan biaya tambahan untuk membayar ongkos taksi, hal tersebut bisa menurunkan image perusahaan yang nantinya akan berujung pada penjualan yang menurun. Kelemahan-kelemahan yang dimiliki sistem manual tersebut membuat perusahaan Shuttle Express segera mengganti sistem informasi mereka dengan sistem berbasis komputer.

Perusahaan Shuttle Express menggunakan paket Manajemen Data Base yang merupakan pengembangan dari software dengan suatu sistem yang berbasis komputer dan dibangun dengan jaringan Personal Computer Microsoft Access. Dasar dari jaringan itu menggunakan sistim operasi Windows NT. Sistem reservasi ini menggunakan 12 NEC 486-berbasis Personal Computer dihubungkan dengan server AXP Alpha Equipment digital yang mempunyai 128 M byte RAM dan 4 Harddisk 1,2 G-byte, ada lagi 4 personal komputer NEC 486 untuk mengirimkan sistem yang dapat juga ganda seperti sistem reservasi, jika pengecualian pada waktu sibuk.

Ketika konsumen menghubungi nomor reservasi, seorang agen akan memasukan informasi yang relevan, seperti lokasi penjemputan, tujuannya dan instruksi khusus kepada database jasa konsumen. Bagian reservasi dari program akan menghitung biaya berdasarkan lokasi dan menghasilkan nomor konfirmasi reservasi. Titik-titik penjemputan diprogram terlebih dahulu bersama dengan arah dari para supir. Kemudian pengirim akan mengambil data reservasi dan menugaskan mereka untuk berangkat yang terdiri dari rangkaian dari penjemputan untuk mobil van khusus selama waktu periode tertentu. Jadwal keberangkatan mereka akan dikirimkan ke masing-masing mobil van. Program Data Base Access distel/format dengan memutar angka secara otomatis kepada pager alphanumeric para supir dan memberikannya semua fakta-fakta masing masing konsumen pada setiap keberangkatan. Sistem tersebut telah menangani 695.000 reservasi sejak sistem tersebut menjadi operasional. Rata rata sekitar 1.500 penumpang bepergian dari dan ke bandara setiap harinya dengan mobil van ShuttleExpress.

Route mobil van biasanya memakan waktu delapan jam tetapi sekarang berkurang menjadi tiga jam dan biasanya menggunakan tiga orang pengirim setiap shift sekarang berkurang menjadi dua pada waktu pagi hari dan satu di siang hari.

 

3.1.1   Sumberdaya Sistem Informasi

  1. Sumberdaya Manusia

ShuttleExpress menggunakan dan menjalankan sistem informasi terdiri dari users dan spesialis. Users (pegawai reservasi, pelanggan, supir, dan manajer/supervisor) adalah semua orang yang menggunakan sistem informasi tersebut. Sedangkan spesialis (teknisi dan programmer) adalah orang-orang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Dalam setiap aktivitas sistem informasi, sumberdaya spesialis dan users terlibat.

  1. Hardware

a)    PC net workstation

b)   Server (Digital Equipment Alpha AXP)

c)    Hard Disk Drive 4 x 1,2 GB

d)   Magnetic Disk Drive

e)    Printer

f)    Telepon

g)   Pager

  1.  Software

a)    Program: Windows NT

b)   Program reservasi: MS Access

c)    Software Pager

  1. Sumber Data

a)    Reservasi (ID pelanggan, ID mobilvan, tarif)

b)   Travel Info (Jadwal, lokasi penjemputan, rute perjalanan)

c)    Pager Notifications

d)   Driver report

  1. Produk Informasi

a)    Data entry display

b)   Status display

c)    Bill/tagihan

d)   Info reservasi

e)    Konfirmasi jadwal

f)    Jadwal trip di pager

g)   Informasi di layar berikut audio signal.

h)   Informasi yang telah diperbaharui

i)     SOP informasi yang terkendali

 

3.1.2   Aktivitas Sistem Informasi

  1. Input

Mesin yang digunakan untuk input adalah PC NEC 486 dan telepon dengan menggunakan perangkat lunak yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap input adalah pegawai reservasi. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi dan data pelanggan, sedangkan produk informasi berupa data entry dan display.

  1. Proses

Dalam tahap proses, mesin dan media yang digunakan adalah server dan LAN, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, programmer, dan administrator, sedangkan users dalam tahap input adalah  teknisi software dan programmer. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir. Produk informasi yang dihasilkan berupa status display.

  1. Output

Dalam tahap output, mesin dan media yang digunakan adalah PC NEC 486, pager, printer, telepon, kertas bill, dan laporan, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap output terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap output adalah  agen reservasi/ dispatcher, konsumen, supir, dan supervisor. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir. Produk informasi yang dihasilkan berupa print-out dan display.

  1. Penyimpanan

Dalam tahap penyimpanan, media yang digunakan adalah harddisk dengan mesin berupa magnetic disk, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap penyimpanan terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap penyimpanan adalah agen reservasi. Sumber data yang digunakan adalah data-data operasional perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah informasi-informasi yang telah diperbaharui.

  1. Pengendalian

Dalam tahap pengendalian, mesin dan media yang digunakan adalah server, pager, dan laporan pengendalian, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, programmer, dan administrator, sedangkan users dalam tahap pengendalian adalah supervisor, konsumen, dan agen reservasi/dispatcher. Sumber data yang digunakan adalah data lengkap perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah SOP informasi yang terkendali.

Tabel 1. Matriks Komponen Sistem Informasi Shuttle Express pada Tahun Berita

Aktivitas SI

Hardware

Software

SDM

Sumber Data

Produk Informasi

Mesin

Media

Program

Prosedur

Spesialis

User

Input PC NEC 486

Telepon

PC Workstation NEC 486

Jaringan telepon

Ms. Access

Windows NT

Data entry procedure Teknisi

Programmer

Pegawai reservasi

 

Data reservasi

Data customer

 

Data entry

Display

Proses Server (Digital Equipment Alpha AXP)

Prosesor

LAN (intra & inter) Ms. Access

Windows NT

Reservasi procedure

Dispatch procedure

Teknisi

Programmer

Administrator

Teknisi

Programmer

Data reservasi

Data customer

Laporan supir

 

Status display

 

Output PC NEC 486

Pager

Printer

Telepon

Kertas bill

Kertas laporan

Ms. Access

Windows NT

Output procedure and distribution Teknisi

Programmer

Agen reservasi/ dispatcher

Konsumen

Supir

Supervisor

 

Data reservasi

Data customer

Laporan supir

Print-out

Display

Penyimpanan Magnetic Disk 4 x HDD 1,2 Gb Ms. Access

Windows NT

Storage procedure Teknisi

Programmer

Agen reservasi/ dispatcher Data-data operasional perusahaan

 

Informasi yang telah baru

 

Kendali Server (Digital Equipment Alpha AXP)

Pager

Laporan pengendalian Ms. Access

Windows NT

Monitoring procedure

SOP Controll

Teknisi

Programmer

Administrator

Supervisor

Konsumen

Agen reservasi/ dispatcher

 

Data-data lengkap perusahaan

 

SOP informasi yang terkendali

3.2    Sistem Informasi Shuttle Express pada Saat Ini

Seiring berkembangnya jaman, Shuttle Express berusaha untuk meningkatkan teknologi yang dimiliki dengan tujuan untuk memiliki daya saing dengan perusahaan lain yang bergerak pada bidang yang sejenis. Shuttle Express saat ini memiliki perkembangan teknologi yang canggih. Pelanggan yang ingin mengetahui informasi mengenai Shuttle Express dapat menggunakan fasilitas website yang tersedia. Informasi disediakan melalui online sehingga mempermudah dan mempercepat konsumen yang membutuhkan informasi, seperti jadwal keberangkatan, alat transportasi yang disediakan dan cara pembayaran. Pemesanan tiket juga dapat dilakukan secara online. Selain itu, sistem pembayaran dapat dilakukan secara online dan menggunakan kartu kredit. Pelayanan yang diberikan sangat ramah, nyaman dan aman. Sistem informasi yang digunakan Shuttle Express dapat dilakukan melalui email, telepon langsung dan e-newsletter. Pelanggan yang sudah memesan tiket dan melakukan pembayaran akan mendapatkan email konfirmasi tiket melalui email dan e-newsletter. Apabila pelanggan menginginkan informasi yang cepat juga dapat mendapatkan informasi dengan menelpon langsung kepada pelayanan konsumen Shuttle Express. Fasilitas yang diberikan pada kendaraan yang dimiliki juga beragam seperti wifi, TV, CD dan DVD. Kendaraan juga menggunakan sistem GPS sehingga Shuttle Express dapat memastikan pelanggan dapat sampai di tempat tujuan dengan aman dan tepat waktu. Kendaraan juga dilengkapi dengan drive cam yang dapat memastikan keselamatan pelanggan dan pengemudi. Promosi juga dilakukan dengan memberikan diskon untuk tentara militer, mahasiswa, anak-anak dan perjalanan berkeliling. Diskon untuk mahasiswa dapat didapat dengan meng-klik portal link universitas yang bekerja sama dengan Shuttle Express.

3.2.1   Sumberdaya Sistem Informasi Pihak Ketiga Hudson Ltd

Sumberdaya dalam sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express menggunakan  jasa pihak ketiga yang memiliki spesialisasi usaha dibidang system informasi yaitu  Hudson Ltd. Kerja sama Shuttle Express dengan Hudson Ltd sangat menguntungkan karena Shuttle Express tidak perlu mengeluarkan biaya riset dan pengembangan dibidang sistem informasi yang besar sehinggadapat fokus pada inti kompetensi. Hudson Ltd telah menjalin kerjasama ke berbagai perusahaan besar didunia seperti perusahaan pesawat terbang dan lain-lain. Hudson Ltd mampu mengembangkan teknologi sistem  informasi baik dari software, peripheral atau hardware dan service. Hudson Ltd memiliki system ERP sendiri yang terintegrasi dengan operasional bisnis Shuttle Express. Sumberdaya yang digunakan oleh Hudson Ltd adalah sebagai berikut:

  1. Sumberdaya Manusia

Hudson Ltd lebih banyak mengembangkan sumberdaya system informasi dalam untuk memudahkan operasional bisnis shuttle express namun untuk membantu kelancaran operasional maka Hudson ltd telah menyiapkan technical support centre atau teknisi. Hudson Ltd adalah perusahaan IT memiliki banyak spesialis baik dari keahlian dibidang software dan juga hardware. Struktur SDMnya yaitu CEO, Vice President Software Development, Vice President Customer Satisfaction, Business Development Manager, Technical Support Manager, Project Manager dan Product Development, Documentation, Marketing. Selain menerima reservasi online melalui Hudson Ltd, Shuttle Express memiliki sdm seperti reservasi melalui telepon dan users yang terdiri dari supervisor, manajer, supir, agen, dan pelanggan.

 

  1. Hardware

Hardware yang digunakan adalah berupa Server, Smartphone, fax, radio komunikasi, printer, mobile ticketing, mobile printing, drive cam. Hudson Ltd mengembangkan hardware spesialisasi yang memudahkan jasa layanan antar, berikut adalah Hardware-hardware yang dikembangkan oleh Hudson Ltd:

  1. HWeb Kiosk : Hweb Kiosk adalah kios atau stasiun self-service yang  digunakan untuk membuat reservasi web atau memeriksa layanan jasa Shuttle Express. HWeb Kios dapat dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik setiap klien dan dapat diposisikan pada counter atau meja atau unit berdiri. Hweb kiosk terhubung ke Internet dan ditempatkan di bandara, stasiun kereta api, hotel,  conventional centre atau lokasi lain yang terdapat pelanggan potensial. HWeb Kios biasanya dikonfigurasi dengan monitor layar sentuh, atau keyboard, mouse, barcode scanner, pembaca kartu kredit , atau printer thermal. Hweb Kiosk memudahkan pelanggan shuttle express membuat reservasi berjalan. Setelah pelanggan melakukan reservasi online maka akan langsung berhubungan dengan operator Shuttle Express sehingga kendaraan shuttle espress dapat langsung menuju lokasi pemesanan. Pelanggan yang tiba di bandara, stasiun kereta api atau terminal kapal pesiar, Hweb kios sering digunakan secara otomatis untuk memeriksa mereka dengan cara menggesekkan kartu kredit, pemindaian konfirmasi bar kode dokumen, atau memasukkan kode nomor reservasi. Dispatcher Shuttle Express akan diberitahu bahwa pelanggan siap untuk melakukan perjalanan dan kendaraan dikirim menuju pelanggan.
  1. Hweb MDT : Hweb  MDt adalah Mobile Data Terminal yang ditempatkan dalam kendaraan-kendaraan Shuttle Express. Dengan tampilan seperti tablet dengan spesifikasi tinggi dengan layar sentuh dan memiliki built in GPS (Global Positioning System ). Dispatcher Shuttle Express dapat mengetahui posisi kendaraan-kendaraan Shuttle Express secara real time. Selain itu sopir Shuttle Express dimudahkan dengan pilihan alternatif rute jalan dilayar dan dapat mengirim pemberitahuan kepada operator dan catatan reservasi ini diunggah ke database Shuttle Express.
  1. Software

Software yang digunakan adalah berupa software pengembangan sendiri yang dapat dikonfigurasikan bagi teknisi tergantung sistem operasi yang dimiliki shuttle express. Hudson Ltd telah memberikan petunjuk online untuk teknisi sehingga dapat diterapkan diberbagai OS. Berikut adalah software yang dimiliki Hudson Ltd:

  1. HWeb Reservation  Manajer: Aplikasi andalan berbasis internet untuk pemesanan antarmuka dengan pelanggan. Web di-hosting pada server Hudson.
  2. HWeb Agent : Software yang digunakan oleh staf operator Shuttle Express untuk menyelesaikan order entry baru serta merevisi atau membatalkan reservasi sebelumnya yang pesan. Software ini mempercepat proses penerimaan order dan memungkinkan untuk mengetahui preferensi pelanggan. Terdapat pengelolaan diskon, jenis pembayaran, informasi kontak,Otorisasi kartu kredit dan pembayaran juga dapat dicapai secara real -time, sedangkan pemesanan masih menggunakan web dan telepon.
  3. HWeb Dispatcher : Software manajemen alur kerja yang mengatur sopir, kendaraan, alat komunikasi untuk setiap pemesanan. Pemesanan dapat dikombinasikan dengan mengelompokan pemesanan dari daerah yang sama , pada saat yang sama, ke tujuan akhir yang sama. Software ini dikembangkan untuk memaksimalkan pendapatan sekaligus mengurangi beban pada staf operator dan sopir. Pesan dikirim ke sopir dari software ini  dan menerima pesan kembali dari sopir. Software ini memantau lokasi kendaraan.
  4. HWeb Administrator : Software pelaporan dan akuntansi
  5. HWeb Bridge: Software pencari status penerbangan, generate konfirmasi email dan mendownlad pemesanan web ke system database lokal
  6. HWeb Quick: Aplikasi sederhana dan ‘ ringan ‘ yang dapat dijalankan pada komputer terpisah, HWeb Quick dikonfigurasi pengemudi atau karyawan untuk masuk dan keluar dari pergeseran sehari-hari, pengemudi dapat memilih kendaraan dan menjadi operator atau pengelola armada, memudahka penjadwalan.
  7. HWeb Utilities software lokal untuk mengimpor informasi eksternal (seperti file tarif, file zona , maskapai penerbangan dan daftar terminal bandara)
  8. HWeb Credit Card Processing
  9. HWeb Flight: Aplikasi penerbangan,  Dispatcher membutuhkkan integrasi Flight View untuk menyediakan lokasi dan status dari semua kedatangan dan keberangkatan penerbangan
  10. HWeb InfoView: software yang melihat pekerjaan yang telah dilakukan bagi staf, pengemudi, pelanggan untuk bukti pekerjaan yang telah dilakukan jika dibutuhkan dimasa depan
  11. HWeb VIA (Vehicle Information and Auto – location): add on HWeb Dispatcher
  12. HWeb Web Service: Jika sudah memiliki antarmuka reservasi Internet atau akun perusahaan yang memiliki sistem reservasi mereka sendiri, tapi ingin menerima pemesanan mereka secara elektronik dan mendownloadnya langsung ke database sistem.
  13. HWeb AIMS ( Automated Messaging )
  14. HWeb System Monitor: Software pengawasan yang memberitahukan jika ada masalah yang timbul
  15. HWeb Knowledge Base(How-to)
    1. Sumber Data

Sumber data yang digunakan terdiri dari  data reservasi (ID pelanggan, ID van, dan tarif), data pelanggan, info travel (jadwal, lokasi penjemputan), laporan supir, data dari GPS, dan data operasional perusahaan.

  1. Produk Informasi

Produk informasi yang dihasilkan adalah data entry display, info reservasi, status display, notifikasi pager, bill, informasi yang telah dimutakhirkan, dan SOP informasi yang terkendali

  1. Services

Selain software dan hardware, Hudson memiliki layanan tambahan yang menunjang operasional system informasi, berikut layanan-layanan yang diberikan:

  1. HWeb SafetyNet ™: sistem backup database otomatis.
  2. HWeb Mail: jasa layanan email.
  3. HWeb Hosted: Server berbasis internet dan software hosting (Cloud)

 

3.2.2   Aktivitas Sistem Informasi

  1. Input

Mesin yang digunakan untuk input adalah Server, Workstation, LAN, MDT GPS, Handphone dan telepon dengan menggunakan perangkat lunak yaitu OS dan aplikasi paket Hweb. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, sedangkan users dalam tahap input adalah pegawai reservasi, staf dan pelanggan khusus. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, data jalur, dan data dari GPS, sedangkan produk informasi berupa data entry dan display.

  1. Proses

Dalam tahap proses, mesin dan media yang digunakan adalah server, workstation, LAN, internet, MDT GPS, dan Smartphone, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu OS dan HWeb application. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan administrator, sedangkan users dalam tahap input adalah  teknisi software. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, laporan supir, dan data dari GPS. Produk informasi yang dihasilkan berupa status display dan komunikasi internal antar bidang.

  1. Output

Dalam tahap output, mesin dan media yang digunakan adalah PC admin, MDT, kertas bill, dan laporan, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Hweb application. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap output terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, sedangkan users dalam tahap output adalah  agen reservasi/ dispatcher dan pelanggan khusus. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir, serta data dari GPS. Produk informasi yang dihasilkan berupa print-out dan display.

  1. Penyimpanan

Dalam tahap penyimpanan, media yang digunakan adalah optical disk, server, dan ruangan TI serta rak data, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Hweb application, dan data center. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap penyimpanan terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan administrator, sedangkan users dalam tahap penyimpanan adalah programmer, administrator, dan data center. Sumber data yang digunakan adalah data-data operasional perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah informasi-informasi yang telah diperbaharui dan pengemasan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

  1. Pengendalian

Dalam tahap pengendalian, mesin dan media yang digunakan adalah server, MDT, telepon selular, internet, dan SOP untuk hardware, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Hweb Application, data center, dan Anti virus. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap pengendalian terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan administrator, sedangkan users dalam tahap pengendalian adalah supervisor TI dan manajer TI. Sumber data yang digunakan adalah data lengkap perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah informasi yang terkendali.

Tabel 2. Matriks Komponen Sistem Informasi Shuttle Express pada Saat Ini

Aktivitas

Hardware & Sofware

Software

SDM

Sumber Data

Produk Informasi

Mesin (Media)

Program

Procedure

Spesialis

User

Input

Server

PC Work Station (W/S)

LAN

GPS MDT

Smart Phone

Telepon/PSTN/Fax

Web Kiosk

Mobile Ticketing

 

HWeb Reservation  Manajer,

HWeb Agent,

HWeb Dispatcher,

HWeb Utilities,

HWeb Flight,

HWeb VIA,

HWeb Web Service

HWeb Credit Card Processing

Data entry Procedure

 

Teknisi

 

Agen reservasi

Staff

Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll)

 

 

Data reservasi

Data pelanggan

Data jalur “trayek”

Data dari GPS (position, route, speed, etc

Data entry

Display

 

 

Pemrosesan

Server

PC Work station (W/S)

LAN

Internet

GPS MDT

Teknologi GSM/ CDMA (3G, 4G, HSDPA, EDGE)

Mobile Ticketing

Mobile Printing

HWeb Credit Card Processing,

HWeb Bridge,

HWeb Quick,

HWeb Agent,

HWeb Dispatcher HWeb Utilities,

HWeb Flight,

HWeb SafetyNet

 

 

 

 

Data Processing procedure

 

Teknisi

 

Staff

Administrator

Driver

Data reservasi

Data customer

Laporan supir

Data dari GPS

Status display

Komunikasi internal antar bidang

 

Output

Server

PC

Kertas billing

laporan

Mobile Printing

MDT GPS

HWeb AIMS

HWeb Administrator

 

Output procedure & distribution

 

Teknisi

Administrator

Agen reservasi

Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll)

Staff,

Driver

Data reservasi

Data customer

Laporan supir

Data dari GPS

Print-out

Display

Penyimpanan Optical disk Server dan Cloud Server HWeb InfoView,

HWeb Administrator

 

 

Storage procedure & distribution

Data center

 

 

Teknisi

Administrator

Administrator

Staff

Customer

Manager

 

 

database operasional perusahaan

Database perusahaan

 

 

Informasi yg dimutakhirkan

Pengemasan informasi yg sesuai kebutuhan pelanggan.

Pengendalian Server, PC

GPS MDT

Smartphone

Internet

SOP H/W

 

HWeb VIA

HWeb System Monitor,

HWeb Dispatcher

 

control procedure/pengendalian

SOP controll S/W

Alur kerja antar bagian seksi

 

 

Teknisi,

Administrator

Supervisor

 

Data asset, SDM, SOP

 

 

 

 

 

Informasi Real-Time


BAB IV

KESIMPULAN

 

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

  1. Komponen sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express terbagi atas sumber daya dan aktivitas sistem informasi. Sumberdaya meliputi sumberdaya manusia, hardware, software, sumber data, dan produk informasi. Sedangkan aktivitas sistem informasi meliputi tahap input, proses, output, penyimpanan, dan pengendalian.
  2. Sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express terus mengalami perkembangan seiring berkembangnya teknologi. Awalnya Shuttle Express menggunakan sistem informasi manual berbasis kertas (paper based system), kemudian berkembang menjadi sistem informasi berbasis komputer yang masih sederhana. Saat ini, Shuttle Express menggunakan sistem informasi berbasis internet, sehingga seluruh informasi, pemesanan tiket, dan pembayaran dapat dilakukan secara online.

DAFTAR PUSTAKA

 

 

Agus. 2013. Elemen dan Komponen Sistem. (online). http://agusdar.wordpress. com/2013/05/06/elemen-dan-komponen-sistem/. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.

Anonim. 2013. Definisi Dan Pengertian Sistem Informasi. (online). http:// blogging.co.id/definisi-dan-pengertian-sistem-informasi. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.

Hernawan, N. 2012. Artikel Sim (Sistem Informasi Manajemen). (online). http:// nicohernawan.wordpress.com/artikel-sim-sistem-informasi-manajemen/. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.

Putri, E. 2011. Sistem Informasi. (online). http://blog.uad.ac.id/ervitakusumaputri/ 2011/03/26/sistem-informasi/. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.

 

Sistem Informasi pada Western Chemical Corporation

UJIAN AKHIR TRIWULAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi pada Western Chemical Corporation

Oleh:

Kelompok 1

Andhi Reza Atmadiputra       P056132111.51

Awisal Fasyni                         P056132141.51

Bima Wahyu Widodo             P056132151.51

Bimahri Qaulan Tsaqiela         P056132161.51

Cindy Puspita                         P056132171.51

Rizki Putri Nurdiati                P056132361.51

Vania Pramatatya                    P056132311.51

R 51

Dosen:

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)

 

 

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014

 

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1    Latar Belakang

Informasi adalah sesuatu yang penting dan berharga dalam sebuah organisasi. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemprosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah aplikasi database. Sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistem ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Pada sebuah organisasi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.

Western Chemical Corporation adalah sebuah perusahaan manufaktur di bidang karbon aktif yang sudah berdiri sejak tahun 1968. Sebagai sebuah perusahaan yang menjadi trend setter bagi industri sejenis, Western Chemical terus berupaya untuk meningkatkan kualitas perusahaannya sehingga dapat terus berkembang hingga saat ini. Demi menjaga eksistensinya dan menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi, salah satu hal yang menjadi perhatian bagi perusahan ini adalah penerapan sistem informasi manajemen untuk mendukung kegiatan operasional, manajamen dan fungsi pengambilan keputusan.

 

1.2    Tujuan Penulisan

Berdasarkan uraian pada latar belakang, maka tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

  1. Mengidentifikasi peranan sistem informasi dalam mendukung kegiatan Western Chemical Corporation
  2. Mengidentifikasi tipe-tipe informasi yang digunakan oleh Western Chemical Corporation.

 

 

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

 

2.1    Definisi Sistem Informasi

Sistem Informasi pada dasarnya terdiri dari kata sistem dan informasi yang digabungkan. Menurut ahli, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis (Davis dalam Anonim, 2013). Sedangkan data adalah kumpulan fakta yang tidak teroganisir. Pengolahan data akan mengubah data mentah menjadi informasi (Nurwono dalam Anonim, 2013).

Dari pengertian sistem dan informasi di atas, maka dapat digabungkan bahwa sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan (terintegrasi), yang mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi (Hernawan, 2012).

 

2.2    Tipe Sistem Informasi

2.2.1   Operation Support System

  1. Transaction processing system

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komputer secara manual. Contoh transaction processing system adalah:

a)    Kwitansi penjualan

b)   Order pembelian

c)    Formulir pajak

  1. Process Control System

Sebuah sistem kontrol proses adalah hardware dan software sistem yang terintegrasi khusus dirancang untuk memantau, mengevaluasi, dan mengatur kompleks, proses skala besar.

  1. Enterprise Collaboration System

ECS adalah kombinasi dari groupware, peralatan, Internet, extranet dan jaringan lain yang diperlukan untuk mendukung komunikasi enterprise-wide, seperti berbagi dokumen dan pengetahuan untuk tim tertentu dan individu dalam perusahaan. Beberapa contoh alat komunikasi perusahaan termasuk e-mail, konferensi video, berbagi dokumen kolaboratif, alat manajemen proyek dan lain-lain. Tujuan dari ECS adalah untuk menyediakan setiap pengguna dengan alat untuk mengelola komunikasi, dokumen dan informasi lainnya yang individu perlu mengelola tugas-tugas mereka sendiri secara efisien di departemen mereka. Sebuah Kolaborasi Enterprise System (ECS) adalah sistem informasi yang digunakan untuk memfasilitasi berbagi efisien dokumen dan pengetahuan antara tim dan individu dalam suatu perusahaan. Alat ECS termasuk Internet, groupware, berbagai bentuk perangkat lunak dan perangkat keras dan jaringan internal dan eksternal. Fungsi ECS optimal dalam lingkungan kerja kolaboratif (CWE).

2.2.2   Management Support System

  1. Management information system

MIS adalah suatu aplikasi sistem informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari banyak sumber, termasuk di dalamanya Transaction Processing System/TPS. MIS menyajikan informasi yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. MIS merupakan salah satu elemen manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan. Contoh MIS adalah:

a)    Budget forecasting and analysis

b)   Financial reporting

c)    Inventory reporting

  1. Decision support system

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. DSS adalah sistem yang dirancang untuk membantu manager suatu organisasi untuk mengambil keputusan melalui proses penyimpulan atau perbandingan data dari berbagai macam sumber data yang berbeda. DSS biasanya terdiri dari bahasa query/SQL, kemampuan analisis secara statistik, spreadsheet, dan grafik-grafik untuk membantu pengambil keputusan di dalam mengevaluasi keputusannya. Contoh decision support system adalah sebagai berikut:

a)    DSS berbasis spreadsheet untuk menganalisis biaya penyelenggaraan pendidikan.

b)   DSS untuk penanganan jalan lintas timur Sumatera.

  1. Executive information system

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

2.2.3   Expert System

Expert system juga biasa disebut sistem pakar. Expert system adalah program komputer yang dirancang untuk memiliki kemampuan menyelesaikan masalah seperti human expert. Jadi expert system ini berperan layaknya seorang pakar dalam suatu sistem yang “nyata”. Expert system merupakan perluasan dari decision support system. Expert system adalah suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang mengambil dan meniru pengetahuan serta keahlian dari seorang expert problem solving atau decision maker dan kemudian berpikir dan bereaksi sesuai dengan seorang expert tadi. Expert system ditujukan untuk menduplikasi keahlian dari seorang problem solver, manajer, profesional dan para teknisi. Para tenaga ahli ini sering menguasai pengetahuan dan keahlian yang tidak bisa dengan mudah diikuti dan digantikan oleh sembarang orang dalam sebuah organisasi. Expert system meniru logika dan pemikiran dari seorang ahli dalam bidang mereka masing-masing. Hal itu dibutuhkan agar orang lain yang bukan seorang ahli dapat mengetahui pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh seorang ahli. Contoh expert system adalah:

  1. MYCIN dirancang oleh Edward Feigenbaum (Universitas Stanford)  pada tahun 1970an untuk diagnosa  penyakit.
  2. DENDRAL mengidentifikasi struktur molekular campuran yang tidak dikenal.

2.2.4   Knowledge Management System

Knowledge Management System atau Sistem Manajemen Pengetahuan adalah sistem informasi yang digunakan untuk mengelola pengetahuan, sehingga pembuat keputusan yang baru tidak perlu belajar lagi. Contoh sistem ini adalah sistem pengambilan keputusan vonis oleh hakim, sehingga hakim-hakim yang lebih muda dapat menggunakannya sebagai contoh atau acuan.

2.2.5   Strategic Information System

Merupakan sistem informasi strategis, adalah sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan berbagai informasi strategis yang digunakan untuk membuat keputusan strategis. Contoh sistem informasi ini adalah sistem untuk memprediksi perkembangan produksi perusahaan lima tahun yang akan datang, sistem untuk melihat perkembangan jumlah karyawan, dan sistem penentuan transportasi produk dari berbagai gudang.

2.2.6   Business Information System

Sistem informasi bisnis adalah sistem informasi yang digunakan untuk menghasilkan berbagai informasi yang berhubungan erat dengan kegiatan utama perusahaan. Pengertian bisnis dalam istilah ini tidak hanya dibatasi pada jual beli, tetapi juga pada kegiatan lain yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

 

2.2.7   Integrated Information System

Sistem informasi terintegrasi yaitu sistem informasi yang dirancang untuk mengintegrasi berbagai sistem yang ada di dalam maupun di luar perusahaan. Sistem ini misalnya adalah CRM (Customer Relationship Management), SRM (Supplier Relationship Management), dan internet.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1    Sekilas Mengenai Western Chemical Corporation

Western Chemical Corporation didirikan tahun 1968 di Vadodara, India. Perusahaan ini merupakan produsen karbon aktif terdepan di dunia. WCC telah memiliki sertifikat ISO, dan merupakan inovator dan supplier karbon aktif internasional dengan kualitas ekspor. WCC memiliki pelanggan yang beragam, mulai dari industri kimia dan obat-obatan, industri baja, industri pemurnian air, udara, dan gas, dyes intermediates, pharma industries, dan effluent treatment plants. WCC merupakan perusahaan yang berpengalaman dalam membuat produk dan industri yang kuat, yang menunjukkan kinerja yang konsisten, kualitas efisien, dan biaya yang efektif dalam memproduksi aktif karbon.

 

3.2    Peranan Sistem Informasi dalam Mendukung Kegiatan Perusahaan

Peranan sistem informasi dalam mendukung berbagai kegiatan di Western Chemical Corporation adalah sebagai berikut:

  1. Operasi bisnis

Dalam mendukung kegiatan operasi bisnis, Western Chemical mulai mengubah sistem operasi mereka menjadi sistem berbasis komputer. Dengan menggunakan operating support system, Western Chemical Corporation dapat mempermudah operasi bisnisnya, karena terdapat jaringan komputer yang terhubung dengan konsumen dan supplier untuk mendapatkan data mengenai penjualan dan pembelian, dan juga dapat mengukur kinerja perusahaan dengan dukungan enterprisecollaboration system.

  1. Pengambilan keputusan manajemen

Sistem pengambilan keputusan dilakukan secara komputerisasi, dimulai dari data yang diambil dari sensor data pada kilang, kemudian data akan diproses oleh komputer dan komputer pun menawarkan solusi dari permasalahan yang terjadi kilang. Sistem informasi berbasis komputer dapat pula membantu pihak manajemen untuk memperoleh laporan keseluruhan secara berkala. Selain itu, komputer dapat pula membantu mencari solusi terbaik dari beberapa alternatif keputusan. Dengan sistem informasi berbasis komputer, top management dapat mengakses ringkasan dan grafik tertulis mengenai elemen kunci kinerja organisasi dan membandingkan kinerja mereka dengan kinerja industri lain. Oleh karena itu, dengan menggunakan sistem basis komputer, Western Chemical dapat meningkatkan kemampuan manajer agar dapat bereaksi secara cepat terhadap perubahan kondisi bisnis, karena sistem informasi dapat mempermudah sistem pelaporan dengan dukungan management information system (MIS).

  1. Keunggulan strategis

Sistem informasi dapat digunakan untuk menciptakan keunggulan strategis perusahaan. Dengan menggunakan sistem informasi komputer berbasis internet, intranet, dan ekstranet, Western Chemical Corporation dapat membentuk aliansi strategis sehingga dapat terhubung dengan industri lain yang sejenis di seluruh dunia. Selain itu Western Chemical juga dapat menjangkau pemasok dan pelanggan potensial di seluruh dunia sehingga mempermudah transaksi penjualan dan pembelian.

  1. Enterprise internetworking

Western Chemical Corporation menggunakan internetworking untuk menghubungkan mereka dengan pelanggan dan pemasok untuk mencatat data penjualan dan pembelian. Internetworking juga digunakan untuk menembus pasar dunia dengan menawarkan produk dan jasa mereka kepada konsumen di seluruh dunia.

  1. Globalisasi

Dalam menghadapi globalisasi, Western Chemical Corporation mulai membentuk aliansi bisnis dan menggunakan intranet, ekstranet, dan internet untuk membangun jaringan telekomunikasi global dengan perusahaan bahan kimia lain di seluruh dunia untuk menawarkan kepada konsumen produk dan jasa mereka yang sudah mendunia.

  1. Proses bisnis

Dalam proses bisnisnya, Western Chemical Corporation melakukan perubahan fundamental terhadap sistem komputer untuk meningkatkan efisiensi dan dapat bereaksi cepat terhadap perubahan. Sistem informasi juga dapat membantu proses bisnis di Western Chemical Corporation. Data tentang penjualan dan pembelian yang diperoleh dari komputer yang terhubung dengan pemasok dan pelanggan, kemudian diproses secara langsung, sehingga data persediaan dan database lainnya langsung diperbaharui.

3.3    Tipe Informasi yang Digunakan Perusahaan

Berbagai macam tipe informasi yang digunakan di Western Chemical adalah sebagai berikut:

  1. Operations Support System
  2. Transaction processing system

Merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk mencatat berbagai transaksi yang terjadi di dalam perusahaan atau organisasi. Western Chemical Corporation menggunakan sistem informasi ini untuk mencatat transaksi penjualan kepada konsumen dan pembelian bahan baku dari pemasok. Data transaksi ini kemudian diproses lalu disimpan dalam basis data.

  1. Process Control System

Merupakan sistem informasi yang digunakan untuk menjamin berbagai proses dan kegiatan yang dijalankan perusahaan agar berlangsung dengan baik. Western Chemical Corporation menggunakan sistem informasi ini untuk mengontrol proses penyulingan bahan kimia yang dilakukan dengan menggunakan sensor.

  1. Enterprise Collaboration System

Merupakan sistem informasi yang dapat digunakan untuk menggabungkan keluaran berbagai sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga para manajer dapat dengan mudah menilai kinerja perusahaan. Western Chemical Corporation menggunakan sistem informasi ini untuk membantu manajemen puncak mengakses ringkasan dan grafik tertulis mengenai elemen kunci kinerja organisasi dan membandingkan kinerja mereka dengan kinerja industri lain. Enterprise Collaboration System juga diperlihatkan dengan adanya videoconferencing dan email services.

  1. Management support system
  2. Management information system

Merupakan sistem informasi yang menyediakan berbagai bentuk informasi melalui berbagai media (hardcopy, softcopy, tampilan, atau suara). Infomasi dihasilkan dari basis data internal perusahaan. Dalam Western Chemical Corporation, sistem ini digunakan untuk menyajikan data penjualan dan pembelian konsumen serta suppliers. Selain itu, sistem ini digunakan untuk menyajikan ringkasan dan grafik tertulis mengenai kinerja perusahaan serta laporan periodik mengenai kondisi perusahaan maupun masalah pada kilang minyak.

  1. Decision support system

Merupakan sistem informasi yang mendukung manajemen dalam membuat keputusan dengan memberikan usulan atau perbandingan antara berbagai alternatif jalan keluar. Dalam Western Chemical, DSS digunakan oleh pihak manajemen untuk mencari solusi terbaik dari berbagai alternatif keputusan.

  1. Executive information system

Yaitu sistem informasi yang khusus ditujukan untuk para eksekutif dalam membuat keputusan-keputusan strategis. Western Chemical Corporation menggunakan sistem informasi ini untuk membantu top management mengakses ringkasan dan grafik tertulis mengenai elemen kunci kinerja organisasi dan membandingkan kinerja mereka dengan kinerja industri lain. Setelah itu, top management dapat mengambil keputusan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

  1. Expert system

Merupakan sistem yang memiliki kemampuan untuk menyimpan atau merumuskan kepakaran seseorang, sehingga bisa dipakai oleh orang lain. Expert system digunakan oleh Western Chemical Corporation untuk memudahkan perusahaan dalam memberikan alternatif-alternatif pemecahan masalah sehingga proses pengambilan keputusan menjadi lebih baik. Sistem pakar mampu mentransfer ilmu dan pengetahuan yang telah dimiliki oleh para ahli dan manajemen sebelumnya untuk memudahkan manajemen jika memperoleh masalah dengan pola yang sama.

  1. Integrated Information System

Merupakan sistem informasi yang dirancang untuk mengintegrasi berbagai sistem yang ada di dalam maupun di luar perusahaan. Western Chemical Corporation menggunakan sistem informasi ini untuk membentuk aliansi bisnis dan membangun jaringan telekomunikasi global dengan perusahaan bahan kimia lain di seluruh dunia untuk menawarkan produk dan jasa mereka kepada konsumen.

BAB IV

KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan yang telah disampaikan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu sebagai berikut:

  1. Sistem informasi manajemen yang digunakan oleh Western Chemical Corporation mampu mendukung kegiatan-kegiatan perusahaan, di antaranya dalam operasi bisnis, proses pengambilan keputusan, keunggulan strategis, internetworking perusahaan, globalisasi, dan proses bisnis.
  2. Tipe informasi yang digunakan oleh Western Chemical Corporation terdiri atas 1) Operations support system, yaitu transaction processing system, process control system, dan enterprise collaboration system, 2) Management support system, yaitu management information system, decision support system, dan executive information system, 3) Expert system, dan 4) Integrated information system. 

DAFTAR PUSTAKA

 

IT. 2014. Process Control System. [serial online]. http://itlaw.wikia. com/wiki/Process_control_system. Diakses pada tanggal 3 Maret 2014.

Sandi. 2011. Tipe-tipe Sistem Informasi. [serial online]. http://hvsuperman. blogspot.com/2011/10/tipe-tipe-sistem-informasi.html. Diakses pada tanggal 3 Maret 2014.

Webopedia. 2014. Enterprise Collaboration System. [serial online]. http://www.webopedia.com/TERM/E/Enterprise_Collaboration_Systems_ECS.html. Diakses pada tanggal 3 Maret 2014.

Western Chemical Corporation. 2014. About Us. [serial online]. http://www. westernchemical.com/about.html. Diakses pada tanggal 5 Maret 2014.

Winarno, Wing Wahyu. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

 

 

 

 

Sistem Informasi pada Shuttle Express

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi pada Shuttle Express

 

Oleh:

Kelompok 1

Andhi Reza Atmadiputra       P056132111.51

Awisal Fasyni                         P056132141.51

Bima Wahyu Widodo             P056132151.51

Bimahri Qaulan Tsaqiela         P056132161.51

Cindy Puspita                         P056132171.51

Rizki Putri Nurdiati                P056132361.51

Vania Pramatatya                    P056132311.51

 

R 51 

Dosen:

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)

 

 

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014


 

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1    Latar Belakang

Perkembangan teknologi mengantarkan perkembangan bisnis dan manajemen kedalam sebuah era baru yang dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi dan prosedur dari akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis, seperti biaya produk, layanan atau suatu strategi bisnis. Dengan adanya sistem informasi manajemen yang terus berkembang pesat membuat setiap kegiatan atau aktivitas dapat dilakukan dengan lebih akurat dan cepat, selain itu, dengan hadirnya sistem informasi manajemen maka pengambilan keputusan di tingkat manajerial pun akan mengalami perubahan, para manajer dituntut untuk menghasilkan keputusan yang lebih akurat dan terkini dalam pengambilan keputusan.

Salah satu perusahaan yang merasakan dampak dari perkembangan sistem informasi manajemen adalah Shuttle Express di Amerika Serikat. Shuttle Express merupakan perusahaan penyedia jasa transportasi yang cukup terkemuka di Amerika, perkembangan sistem informasi manajemen mendorong ShuttleExpress dalam kegiatan bisnisnya. Pada awalnya seluruh sistem yang digunakan Shuttle Express bersifat manual, namun kini untuk meningkatkan pelayanan, sistem yang digunakan Shuttle Express bersifat online.

1.2    Tujuan Penulisan

Berdasarkan uraian pada latar belakang, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

  1. Menganalisis komponen sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express.
  2. Membandingkan komponen sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express pada tahun berita dengan sistem informasi yang digunakan pada saat ini.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 

2.1    Definisi Sistem Informasi

Sistem Informasi pada dasarnya terdiri dari kata sistem dan informasi yang digabungkan. Menurut ahli, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis (Davis dalam Anonim, 2013). Sedangkan data adalah kumpulan fakta yang tidak teroganisir. Pengolahan data akan mengubah data mentah menjadi informasi (Nurwono dalam Anonim, 2013).

Dari pengertian sistem dan informasi di atas, maka dapat digabungkan bahwa sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan (terintegrasi), yang mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi (Hernawan, 2012).

2.2     Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen­-komponen yang  disebut blok  bangunan (building block). Terdapat 4 komponen dari sistem informasi, yaitu (Putri, 2011):

  1. Komponen input

Input mewakili data  yang  masuk  kedalam sistem informasi. Input mencakup metode dan media  untuk  menangkap  data  yang  akan dimasukkan berupa  dokumen­ dokumen dasar.

    2. Komponen model

Komponen terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik  yang  akan memanipulasi data  input dan data  yang  tersimpan di basis data  dengan cara  yang  sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box”  dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima  input, menjalankan  model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware

     Hardware  berperan penting  sebagai suatu  media  penyimpanan vital bagi sistem informasi yang berfungsi sebagai tempat untuk  menampung  database atau  lebih  mudah dikatakan sebagai sumber  data  dan informasi untuk  memperlancar dan mempermudah kerja  dari sistem informasi.

6. Komponen software

Software  berfungsi sebagai tempat untuk  mengolah,menghitung  dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data

Basis data  (database)  merupakan  kumpulan data  yang  saling  berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat untuk memanipulasinya. Data  perlu  disimpan dalam basis data  untuk  keperluan penyediaan informasi lebih  lanjut. Data di dalam basis data  perlu  diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak  paket yang  disebut DBMS (Database Management System).

8. Komponen kontrol

 Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan­, kegagalan sistem itu sendiri, ketidak  efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan­kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

 

2.3    Aktivitas Sistem Informasi

Dalam sistem informasi terdapat beberapa aktivitas untuk menjalankan komponen-komponen dari sistem informasi. Menurut Agus (2013), terdapat 6 aktivitas dalam sistem informasi, yaitu:

  1. Orang (People)

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).

  1. Prosedur

Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut.

  1. Basis Data

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.

  1. Perangkat Keras (hardware)

Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, DLL.

  1. Perangkat Lunak (sotfware)

Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program.

  1. Jaringan (network)

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda

 

 

 

BAB III

PEMBAHASAN

 

3.1    Sistem Informasi Shuttle Express pada Tahun Berita

Shuttle Express adalah satu dari penyedia jasa transportasi di Amerika yang didirikan oleh San Juan Airlines pada tahun 1979. Pada saat itusan Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komputer tertua di Amerika Serikat. Maskapai ini terhubung dengan wisatawan dari seluruh Puget Sound, Vancouver, dan Victoria ke Seattle-Tacoma, bandara Portland dan ke dunia luar. Melalui konsep transportasi door to door Shuttle Express menyediakan pelayanan yang baik, didukung dengan peralatan yang bersih, supir berseragam, dan harga yang terjangkau. Nilai budaya menjadi sangat penting dalam operasional Shuttle express yaitu, mengemudi dengan aman, membuka pintu, membawa tas, dan melayani para tamu dengan sebaik-baiknya.

Setiap tahunnya, Shuttle Express menyediakan pengantaran bagi 70.000 lebih pelanggan yang telah tiba di bandara. Divisi sedan dan limo Shuttle Express juga menawarkan layanan mobil baik ke bandara maupun ke daerah-daerah tertentu. Divisi ini juga memiliki pembinaan yang disesuaikan dengan kelompok, acara perusahaan hingga kunjungan klien di suatu perusahaan.

Setelah 22 tahun berjalan, perusahaan juga telah menambahkan layanan baru. Awalnya, perusahaan hanya melayani layanan hotel bandara. Pada tahun 1994 perusahaan mulai memberikan layanan Executive Town Car, yang sekarang termasuk armada limosin. Pada tahun 1999, perusahaan mampu membeli bus pertama dan dengan konsisten perusahaan memberikan pelayanan pada konsumen dengan konsep aman, terjangkau, dan untuk memenuhi kebutuhan tamu dalam setiap perjalanan.

Sebelum menggunakan sistem informasi berbasis komputer, Shuttle Exspress menggunakan sistem informasi manual berbasis kertas (paper based system) dalam melayani konsumen. Rute perjalanan ditentukan dengan papan tulis dan magnet. Sistem tersebut memiliki banyak kelemahan dan sangat berpotensi menimbulkan permasalahan. Salah satunya, jika magnet yang digunakan bergeser atau berpindah tempat, hal tersebut mengakibatkan Shuttle Express gagal dalam melakukan penjemputan pelanggan dan harus mengganti layanan antaran dengan taksi untuk mengantar pelanggan ke tempat tujuan. Hal tersebut sangat merugikan karena selain mengeluarkan biaya tambahan untuk membayar ongkos taksi, hal tersebut bisa menurunkan image perusahaan yang nantinya akan berujung pada penjualan yang menurun. Kelemahan-kelemahan yang dimiliki sistem manual tersebut membuat perusahaan Shuttle Express segera mengganti sistem informasi mereka dengan sistem berbasis komputer.

Perusahaan Shuttle Express menggunakan paket Manajemen Data Base yang merupakan pengembangan dari software dengan suatu sistem yang berbasis komputer dan dibangun dengan jaringan Personal Computer Microsoft Access. Dasar dari jaringan itu menggunakan sistim operasi Windows NT. Sistem reservasi ini menggunakan 12 NEC 486-berbasis Personal Computer dihubungkan dengan server AXP Alpha Equipment digital yang mempunyai 128 M byte RAM dan 4 Harddisk 1,2 G-byte, ada lagi 4 personal komputer NEC 486 untuk mengirimkan sistem yang dapat juga ganda seperti sistem reservasi, jika pengecualian pada waktu sibuk.

Ketika konsumen menghubungi nomor reservasi, seorang agen akan memasukan informasi yang relevan, seperti lokasi penjemputan, tujuannya dan instruksi khusus kepada database jasa konsumen. Bagian reservasi dari program akan menghitung biaya berdasarkan lokasi dan menghasilkan nomor konfirmasi reservasi. Titik-titik penjemputan diprogram terlebih dahulu bersama dengan arah dari para supir. Kemudian pengirim akan mengambil data reservasi dan menugaskan mereka untuk berangkat yang terdiri dari rangkaian dari penjemputan untuk mobil van khusus selama waktu periode tertentu. Jadwal keberangkatan mereka akan dikirimkan ke masing-masing mobil van. Program Data Base Access distel/format dengan memutar angka secara otomatis kepada pager alphanumeric para supir dan memberikannya semua fakta-fakta masing masing konsumen pada setiap keberangkatan. Sistem tersebut telah menangani 695.000 reservasi sejak sistem tersebut menjadi operasional. Rata rata sekitar 1.500 penumpang bepergian dari dan ke bandara setiap harinya dengan mobil van ShuttleExpress.

Route mobil van biasanya memakan waktu delapan jam tetapi sekarang berkurang menjadi tiga jam dan biasanya menggunakan tiga orang pengirim setiap shift sekarang berkurang menjadi dua pada waktu pagi hari dan satu di siang hari.

 

3.1.1   Sumberdaya Sistem Informasi

  1. Sumberdaya Manusia

ShuttleExpress menggunakan dan menjalankan sistem informasi terdiri dari users dan spesialis. Users (pegawai reservasi, pelanggan, supir, dan manajer/supervisor) adalah semua orang yang menggunakan sistem informasi tersebut. Sedangkan spesialis (teknisi dan programmer) adalah orang-orang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Dalam setiap aktivitas sistem informasi, sumberdaya spesialis dan users terlibat.

  1. Hardware

a)    PC net workstation

b)   Server (Digital Equipment Alpha AXP)

c)    Hard Disk Drive 4 x 1,2 GB

d)   Magnetic Disk Drive

e)    Printer

f)    Telepon

g)   Pager

  1.  Software

a)    Program: Windows NT

b)   Program reservasi: MS Access

c)    Software Pager

  1. Sumber Data

a)    Reservasi (ID pelanggan, ID mobilvan, tarif)

b)   Travel Info (Jadwal, lokasi penjemputan, rute perjalanan)

c)    Pager Notifications

d)   Driver report

  1. Produk Informasi

a)    Data entry display

b)   Status display

c)    Bill/tagihan

d)   Info reservasi

e)    Konfirmasi jadwal

f)    Jadwal trip di pager

g)   Informasi di layar berikut audio signal.

h)   Informasi yang telah diperbaharui

i)     SOP informasi yang terkendali

 

3.1.2   Aktivitas Sistem Informasi

  1. Input

Mesin yang digunakan untuk input adalah PC NEC 486 dan telepon dengan menggunakan perangkat lunak yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap input adalah pegawai reservasi. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi dan data pelanggan, sedangkan produk informasi berupa data entry dan display.

  1. Proses

Dalam tahap proses, mesin dan media yang digunakan adalah server dan LAN, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, programmer, dan administrator, sedangkan users dalam tahap input adalah  teknisi software dan programmer. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir. Produk informasi yang dihasilkan berupa status display.

  1. Output

Dalam tahap output, mesin dan media yang digunakan adalah PC NEC 486, pager, printer, telepon, kertas bill, dan laporan, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap output terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap output adalah  agen reservasi/ dispatcher, konsumen, supir, dan supervisor. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir. Produk informasi yang dihasilkan berupa print-out dan display.

  1. Penyimpanan

Dalam tahap penyimpanan, media yang digunakan adalah harddisk dengan mesin berupa magnetic disk, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap penyimpanan terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap penyimpanan adalah agen reservasi. Sumber data yang digunakan adalah data-data operasional perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah informasi-informasi yang telah diperbaharui.

  1. Pengendalian

Dalam tahap pengendalian, mesin dan media yang digunakan adalah server, pager, dan laporan pengendalian, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, programmer, dan administrator, sedangkan users dalam tahap pengendalian adalah supervisor, konsumen, dan agen reservasi/dispatcher. Sumber data yang digunakan adalah data lengkap perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah SOP informasi yang terkendali.

 

Tabel 1. Matriks Komponen Sistem Informasi Shuttle Express pada Tahun Berita

Aktivitas SI

Hardware

Software

SDM

Sumber Data

Produk Informasi

Mesin

Media

Program

Prosedur

Spesialis

User

Input PC NEC 486Telepon PC Workstation NEC 486Jaringan telepon Ms. AccessWindows NT Data entry procedure TeknisiProgrammer Pegawai reservasi  Data reservasiData customer

 

Data entryDisplay
Proses Server (Digital Equipment Alpha AXP)Prosesor LAN (intra & inter) Ms. AccessWindows NT Reservasi procedureDispatch procedure TeknisiProgrammer

Administrator

TeknisiProgrammer Data reservasiData customer

Laporan supir

 

Status display 
Output PC NEC 486Pager

Printer

Telepon

Kertas billKertas laporan Ms. AccessWindows NT Output procedure and distribution TeknisiProgrammer Agen reservasi/ dispatcherKonsumen

Supir

Supervisor

 

Data reservasiData customer

Laporan supir

Print-outDisplay
Penyimpanan Magnetic Disk 4 x HDD 1,2 Gb Ms. AccessWindows NT Storage procedure TeknisiProgrammer Agen reservasi/ dispatcher Data-data operasional perusahaan  Informasi yang telah baru 
Kendali Server (Digital Equipment Alpha AXP)Pager Laporan pengendalian Ms. AccessWindows NT Monitoring procedureSOP Controll TeknisiProgrammer

Administrator

SupervisorKonsumen

Agen reservasi/ dispatcher

 

Data-data lengkap perusahaan  SOP informasi yang terkendali

 

 

3.2    Sistem Informasi Shuttle Express pada Saat Ini

Seiring berkembangnya jaman, Shuttle Express berusaha untuk meningkatkan teknologi yang dimiliki dengan tujuan untuk memiliki daya saing dengan perusahaan lain yang bergerak pada bidang yang sejenis. Shuttle Express saat ini memiliki perkembangan teknologi yang canggih. Pelanggan yang ingin mengetahui informasi mengenai Shuttle Express dapat menggunakan fasilitas website yang tersedia. Informasi disediakan melalui online sehingga mempermudah dan mempercepat konsumen yang membutuhkan informasi, seperti jadwal keberangkatan, alat transportasi yang disediakan dan cara pembayaran. Pemesanan tiket juga dapat dilakukan secara online. Selain itu, sistem pembayaran dapat dilakukan secara online dan menggunakan kartu kredit. Pelayanan yang diberikan sangat ramah, nyaman dan aman. Sistem informasi yang digunakan Shuttle Express dapat dilakukan melalui email, telepon langsung dan e-newsletter. Pelanggan yang sudah memesan tiket dan melakukan pembayaran akan mendapatkan email konfirmasi tiket melalui email dan e-newsletter. Apabila pelanggan menginginkan informasi yang cepat juga dapat mendapatkan informasi dengan menelpon langsung kepada pelayanan konsumen Shuttle Express. Fasilitas yang diberikan pada kendaraan yang dimiliki juga beragam seperti wifi, TV, CD dan DVD. Kendaraan juga menggunakan sistem GPS sehingga Shuttle Express dapat memastikan pelanggan dapat sampai di tempat tujuan dengan aman dan tepat waktu. Kendaraan juga dilengkapi dengan drive cam yang dapat memastikan keselamatan pelanggan dan pengemudi. Promosi juga dilakukan dengan memberikan diskon untuk tentara militer, mahasiswa, anak-anak dan perjalanan berkeliling. Diskon untuk mahasiswa dapat didapat dengan meng-klik portal link universitas yang bekerja sama dengan Shuttle Express.

 

3.2.1   Sumberdaya Sistem Informasi Pihak Ketiga Hudson Ltd

Sumberdaya dalam sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express menggunakan  jasa pihak ketiga yang memiliki spesialisasi usaha dibidang system informasi yaitu  Hudson Ltd. Kerja sama Shuttle Express dengan Hudson Ltd sangat menguntungkan karena Shuttle Express tidak perlu mengeluarkan biaya riset dan pengembangan dibidang sistem informasi yang besar sehinggadapat fokus pada inti kompetensi. Hudson Ltd telah menjalin kerjasama ke berbagai perusahaan besar didunia seperti perusahaan pesawat terbang dan lain-lain. Hudson Ltd mampu mengembangkan teknologi sistem  informasi baik dari software, peripheral atau hardware dan service. Hudson Ltd memiliki system ERP sendiri yang terintegrasi dengan operasional bisnis Shuttle Express. Sumberdaya yang digunakan oleh Hudson Ltd adalah sebagai berikut:

  1. Sumberdaya Manusia

Hudson Ltd lebih banyak mengembangkan sumberdaya system informasi dalam untuk memudahkan operasional bisnis shuttle express namun untuk membantu kelancaran operasional maka Hudson ltd telah menyiapkan technical support centre atau teknisi. Hudson Ltd adalah perusahaan IT memiliki banyak spesialis baik dari keahlian dibidang software dan juga hardware. Struktur SDMnya yaitu CEO, Vice President Software Development, Vice President Customer Satisfaction, Business Development Manager, Technical Support Manager, Project Manager dan Product Development, Documentation, Marketing. Selain menerima reservasi online melalui Hudson Ltd, Shuttle Express memiliki sdm seperti reservasi melalui telepon dan users yang terdiri dari supervisor, manajer, supir, agen, dan pelanggan.

 

  1. Hardware

Hardware yang digunakan adalah berupa Server, Smartphone, fax, radio komunikasi, printer, mobile ticketing, mobile printing, drive cam. Hudson Ltd mengembangkan hardware spesialisasi yang memudahkan jasa layanan antar, berikut adalah Hardware-hardware yang dikembangkan oleh Hudson Ltd:

  1. HWeb Kiosk : Hweb Kiosk adalah kios atau stasiun self-service yang  digunakan untuk membuat reservasi web atau memeriksa layanan jasa Shuttle Express. HWeb Kios dapat dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik setiap klien dan dapat diposisikan pada counter atau meja atau unit berdiri. Hweb kiosk terhubung ke Internet dan ditempatkan di bandara, stasiun kereta api, hotel,  conventional centre atau lokasi lain yang terdapat pelanggan potensial. HWeb Kios biasanya dikonfigurasi dengan monitor layar sentuh, atau keyboard, mouse, barcode scanner, pembaca kartu kredit , atau printer thermal. Hweb Kiosk memudahkan pelanggan shuttle express membuat reservasi berjalan. Setelah pelanggan melakukan reservasi online maka akan langsung berhubungan dengan operator Shuttle Express sehingga kendaraan shuttle espress dapat langsung menuju lokasi pemesanan. Pelanggan yang tiba di bandara, stasiun kereta api atau terminal kapal pesiar, Hweb kios sering digunakan secara otomatis untuk memeriksa mereka dengan cara menggesekkan kartu kredit, pemindaian konfirmasi bar kode dokumen, atau memasukkan kode nomor reservasi. Dispatcher Shuttle Express akan diberitahu bahwa pelanggan siap untuk melakukan perjalanan dan kendaraan dikirim menuju pelanggan.
  1. Hweb MDT : Hweb  MDt adalah Mobile Data Terminal yang ditempatkan dalam kendaraan-kendaraan Shuttle Express. Dengan tampilan seperti tablet dengan spesifikasi tinggi dengan layar sentuh dan memiliki built in GPS (Global Positioning System ). Dispatcher Shuttle Express dapat mengetahui posisi kendaraan-kendaraan Shuttle Express secara real time. Selain itu sopir Shuttle Express dimudahkan dengan pilihan alternatif rute jalan dilayar dan dapat mengirim pemberitahuan kepada operator dan catatan reservasi ini diunggah ke database Shuttle Express.
  1. Software

Software yang digunakan adalah berupa software pengembangan sendiri yang dapat dikonfigurasikan bagi teknisi tergantung sistem operasi yang dimiliki shuttle express. Hudson Ltd telah memberikan petunjuk online untuk teknisi sehingga dapat diterapkan diberbagai OS. Berikut adalah software yang dimiliki Hudson Ltd:

  1. HWeb Reservation  Manajer: Aplikasi andalan berbasis internet untuk pemesanan antarmuka dengan pelanggan. Web di-hosting pada server Hudson.
  2. HWeb Agent : Software yang digunakan oleh staf operator Shuttle Express untuk menyelesaikan order entry baru serta merevisi atau membatalkan reservasi sebelumnya yang pesan. Software ini mempercepat proses penerimaan order dan memungkinkan untuk mengetahui preferensi pelanggan. Terdapat pengelolaan diskon, jenis pembayaran, informasi kontak,Otorisasi kartu kredit dan pembayaran juga dapat dicapai secara real -time, sedangkan pemesanan masih menggunakan web dan telepon.
  3. HWeb Dispatcher : Software manajemen alur kerja yang mengatur sopir, kendaraan, alat komunikasi untuk setiap pemesanan. Pemesanan dapat dikombinasikan dengan mengelompokan pemesanan dari daerah yang sama , pada saat yang sama, ke tujuan akhir yang sama. Software ini dikembangkan untuk memaksimalkan pendapatan sekaligus mengurangi beban pada staf operator dan sopir. Pesan dikirim ke sopir dari software ini  dan menerima pesan kembali dari sopir. Software ini memantau lokasi kendaraan.
  4. HWeb Administrator : Software pelaporan dan akuntansi
  5. HWeb Bridge: Software pencari status penerbangan, generate konfirmasi email dan mendownlad pemesanan web ke system database lokal
  6. HWeb Quick: Aplikasi sederhana dan ‘ ringan ‘ yang dapat dijalankan pada komputer terpisah, HWeb Quick dikonfigurasi pengemudi atau karyawan untuk masuk dan keluar dari pergeseran sehari-hari, pengemudi dapat memilih kendaraan dan menjadi operator atau pengelola armada, memudahka penjadwalan.
  7. HWeb Utilities software lokal untuk mengimpor informasi eksternal (seperti file tarif, file zona , maskapai penerbangan dan daftar terminal bandara)
  8. HWeb Credit Card Processing
  9. HWeb Flight: Aplikasi penerbangan,  Dispatcher membutuhkkan integrasi Flight View untuk menyediakan lokasi dan status dari semua kedatangan dan keberangkatan penerbangan
  10. HWeb InfoView: software yang melihat pekerjaan yang telah dilakukan bagi staf, pengemudi, pelanggan untuk bukti pekerjaan yang telah dilakukan jika dibutuhkan dimasa depan
  11. HWeb VIA (Vehicle Information and Auto – location): add on HWeb Dispatcher
  12. HWeb Web Service: Jika sudah memiliki antarmuka reservasi Internet atau akun perusahaan yang memiliki sistem reservasi mereka sendiri, tapi ingin menerima pemesanan mereka secara elektronik dan mendownloadnya langsung ke database sistem.
  13. HWeb AIMS ( Automated Messaging )
  14. HWeb System Monitor: Software pengawasan yang memberitahukan jika ada masalah yang timbul
  15. HWeb Knowledge Base(How-to)
    1. Sumber Data

Sumber data yang digunakan terdiri dari  data reservasi (ID pelanggan, ID van, dan tarif), data pelanggan, info travel (jadwal, lokasi penjemputan), laporan supir, data dari GPS, dan data operasional perusahaan.

  1. Produk Informasi

Produk informasi yang dihasilkan adalah data entry display, info reservasi, status display, notifikasi pager, bill, informasi yang telah dimutakhirkan, dan SOP informasi yang terkendali

  1. Services

Selain software dan hardware, Hudson memiliki layanan tambahan yang menunjang operasional system informasi, berikut layanan-layanan yang diberikan:

  1. HWeb SafetyNet ™: sistem backup database otomatis.
  2. HWeb Mail: jasa layanan email.
  3. HWeb Hosted: Server berbasis internet dan software hosting (Cloud)

 

3.2.2   Aktivitas Sistem Informasi

  1. Input

Mesin yang digunakan untuk input adalah Server, Workstation, LAN, MDT GPS, Handphone dan telepon dengan menggunakan perangkat lunak yaitu OS dan aplikasi paket Hweb. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, sedangkan users dalam tahap input adalah pegawai reservasi, staf dan pelanggan khusus. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, data jalur, dan data dari GPS, sedangkan produk informasi berupa data entry dan display.

 

 

  1. Proses

Dalam tahap proses, mesin dan media yang digunakan adalah server, workstation, LAN, internet, MDT GPS, dan Smartphone, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu OS dan HWeb application. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan administrator, sedangkan users dalam tahap input adalah  teknisi software. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, laporan supir, dan data dari GPS. Produk informasi yang dihasilkan berupa status display dan komunikasi internal antar bidang.

  1. Output

Dalam tahap output, mesin dan media yang digunakan adalah PC admin, MDT, kertas bill, dan laporan, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Hweb application. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap output terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, sedangkan users dalam tahap output adalah  agen reservasi/ dispatcher dan pelanggan khusus. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir, serta data dari GPS. Produk informasi yang dihasilkan berupa print-out dan display.

  1. Penyimpanan

Dalam tahap penyimpanan, media yang digunakan adalah optical disk, server, dan ruangan TI serta rak data, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Hweb application, dan data center. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap penyimpanan terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan administrator, sedangkan users dalam tahap penyimpanan adalah programmer, administrator, dan data center. Sumber data yang digunakan adalah data-data operasional perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah informasi-informasi yang telah diperbaharui dan pengemasan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

  1. Pengendalian

Dalam tahap pengendalian, mesin dan media yang digunakan adalah server, MDT, telepon selular, internet, dan SOP untuk hardware, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Hweb Application, data center, dan Anti virus. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap pengendalian terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan administrator, sedangkan users dalam tahap pengendalian adalah supervisor TI dan manajer TI. Sumber data yang digunakan adalah data lengkap perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah informasi yang terkendali.

Tabel 2. Matriks Komponen Sistem Informasi Shuttle Express pada Saat Ini

Aktivitas

Hardware & Sofware

Software

SDM

Sumber Data

Produk Informasi

Mesin (Media)

Program

Procedure

Spesialis

User

Input

ServerPC Work Station (W/S)

LAN

GPS MDT

Smart Phone

Telepon/PSTN/Fax

Web Kiosk

Mobile Ticketing

 

HWeb Reservation  Manajer,HWeb Agent,

HWeb Dispatcher,

HWeb Utilities,

HWeb Flight,

HWeb VIA,

HWeb Web Service

HWeb Credit Card Processing

Data entry Procedure  Teknisi  Agen reservasiStaff

Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll)

 

 

Data reservasiData pelanggan

Data jalur “trayek”

Data dari GPS (position, route, speed, etc

Data entryDisplay

 

 

Pemrosesan

ServerPC Work station (W/S)

LAN

Internet

GPS MDT

Teknologi GSM/ CDMA (3G, 4G, HSDPA, EDGE)

Mobile Ticketing

Mobile Printing

HWeb Credit Card Processing,HWeb Bridge,

HWeb Quick,

HWeb Agent,

HWeb Dispatcher HWeb Utilities,

HWeb Flight,

HWeb SafetyNet

 

 

 

 

Data Processing procedure  Teknisi  StaffAdministrator

Driver

Data reservasiData customer

Laporan supir

Data dari GPS

Status displayKomunikasi internal antar bidang

 

Output

ServerPC

Kertas billing

laporan

Mobile Printing

MDT GPS

HWeb AIMSHWeb Administrator

 

Output procedure & distribution  TeknisiAdministrator Agen reservasiPelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll)

Staff,

Driver

Data reservasiData customer

Laporan supir

Data dari GPS

Print-outDisplay
Penyimpanan Optical disk Server dan Cloud Server HWeb InfoView,HWeb Administrator

 

 

Storage procedure & distributionData center

 

 

TeknisiAdministrator

AdministratorStaff

Customer

Manager

 

 

database operasional perusahaanDatabase perusahaan

 

 

Informasi yg dimutakhirkanPengemasan informasi yg sesuai kebutuhan pelanggan.
Pengendalian Server, PCGPS MDT

Smartphone

Internet

SOP H/W

 

HWeb VIAHWeb System Monitor,

HWeb Dispatcher

 

control procedure/pengendalianSOP controll S/W

Alur kerja antar bagian seksi

 

 

Teknisi,Administrator Supervisor  Data asset, SDM, SOP 

 

 

 

 

Informasi Real-Time


BAB IV

KESIMPULAN

 

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

  1. Komponen sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express terbagi atas sumber daya dan aktivitas sistem informasi. Sumberdaya meliputi sumberdaya manusia, hardware, software, sumber data, dan produk informasi. Sedangkan aktivitas sistem informasi meliputi tahap input, proses, output, penyimpanan, dan pengendalian.
  2. Sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express terus mengalami perkembangan seiring berkembangnya teknologi. Awalnya Shuttle Express menggunakan sistem informasi manual berbasis kertas (paper based system), kemudian berkembang menjadi sistem informasi berbasis komputer yang masih sederhana. Saat ini, Shuttle Express menggunakan sistem informasi berbasis internet, sehingga seluruh informasi, pemesanan tiket, dan pembayaran dapat dilakukan secara online.

DAFTAR PUSTAKA 

Agus. 2013. Elemen dan Komponen Sistem. (online). http://agusdar.wordpress. com/2013/05/06/elemen-dan-komponen-sistem/. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.

Anonim. 2013. Definisi Dan Pengertian Sistem Informasi. (online). http:// blogging.co.id/definisi-dan-pengertian-sistem-informasi. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.

Hernawan, N. 2012. Artikel Sim (Sistem Informasi Manajemen). (online). http:// nicohernawan.wordpress.com/artikel-sim-sistem-informasi-manajemen/. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.

Putri, E. 2011. Sistem Informasi. (online). http://blog.uad.ac.id/ervitakusumaputri/ 2011/03/26/sistem-informasi/. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.

 

Kuliah Pertama Manajemen Pemasaran

Program Pascasarjana Manajemen dan Bisnis, Institut Pertanian Bogor

Bimahri Qaulan Tsaqiela, R51

Dosen Prof. Dr. Ir. Ujang Sumarwan, M. Sc

Kuliah pertama bersama Prof. Dr. Ir. Ujang Sumarwan, MSc membahas mengenai “Developing Strategies”.

Perencanaan strategis harus disesuaikan dengan sumberdaya dan kemampuan yang dimiliki organisasi untuk pertumbuhan jangka panjang. Tahapan perencanaan strategis: (1) Business mission, (2) SWOT analysis, (3) Organizational goals. Sedangkan untuk tingkat korporasi, penyusunan perencanaan strategis melalui tahap berikut:

  1. Mendefinisikan misi korporasi
  2. Membentuk strategic business unit (SBU)
  3. Assigning resource to each SBU
  4. Merencanakan bisnis baru, downsizing atau terminating bisnis lama

Terdapat 3 karakteristik SBU:

  1. Single bisnis atau kumpulan dari bisnis yang terkait
  2. Memiliki kompetitornya sendiri
  3. Memiliki manajer sendiri yang mengelola perencanaan strategis

Korporasi harus dapat melihat pangsa pasar. Terdapat matriks untuk mengukur pangsa pasar dimana Boston Consulting Groups membagi pangsa pasar dengan pesaing utama:

  1. Stars : pangsa pasar besar, pada industri yang besar dan berkembang
  2. Cash cows : pangsa pasar besar tetapi pada industri yang rendah
  3. Question marks : pangsa pasar kecil tetapi pada industri yang besar
  4. Dogs : pangsa pasar kecil, pada industri kecil.

Sumber materi:

Berdasarkan Buku Ujang Sumarwan, Agus Djunaidi, Aviliani, H.C.Royke Singgih, Jusup Agus Sayono, Rico R Budidarmo, Sofyan Rambe. 2009. Pemasaran Strategik: Strategi untuk Pertumbuhan Perusahaan dalam Penciptaan Nilai bagi Pemegang Saham (Strategic Marketing: Strategy for Corporate Growth in Creating Share Holder Value) Jakarta. Inti Prima.

Berdasarkan buku Sumarwan, U., Achmad Fachrodji., Adman Nursal., Arissetyanto Nugroho., Erry Ricardo Nurzal., Ign Anung Setiadi., Suharyono., Zeffry Alamsyah. 2010. Pemasaran Strategik: Persfektif Value-Based Marketing dan Pengukuran Kinerja.(Strategic Marketing: Value Based and Performance Measurement Perspectives) Bogor, IPB Press.